System pracy studia projektowania graficznego
Studia graficzne ze stałymi klientami w zakresie identyfikacji wizualnej, kampanii i treści wizualnych.
Zlecenie graficzne od briefu do faktury — z zachowanymi zasobami klientów i zdyscyplinowanymi rundami poprawek według jasnych zasad.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każde zlecenie to karta, która startuje w kolumnie „Brief” — dokumentujemy zamówienie klienta: identyfikację, grupę odbiorców, referencje, formaty i wymagane rozszerzenia plików. Następnie karta przechodzi do kolumny „Koncepcje”, gdzie projektanci przedstawiają dwa lub trzy kierunki do wyboru. Po wyborze klienta karta wchodzi do kolumny „Opracowanie” — pełna realizacja projektu we wszystkich formatach — potem do kolumny „Akceptacja klienta”, gdzie wysyłamy wersję roboczą i zapisujemy na karcie jego opinię: konkretną uwagę albo akceptację. Karta wraca do kolumny „Opracowanie” z poprawkami lub idzie do kolumny „Dostawa” z finalnymi plikami źródłowymi i do druku, a na końcu do kolumny „Fakturowanie” po odbiorze przez klienta.
Forum przechowuje zasoby każdego klienta: księgi identyfikacji, kroje pism, kolory, pliki źródłowe i historyczne uwagi o jego guście — projektant nie zaczyna nowego projektu dla starego klienta od zera ani nie powtarza tego, co wcześniej odrzucono. Czat służy codziennej koordynacji: pytanie o niekompletny brief, ustalenie terminu prezentacji koncepcji albo prośba o logo w brakującym formacie z zasobów klienta.
W Ogłoszeniach publikujemy oficjalne komunikaty studia: politykę liczby rund poprawek, zasady dostawy finalnej i wycenę prac dodatkowych poza briefem. Należności rejestrują płatności projektowe — zaliczkę przed kolumną „Koncepcje” i płatność końcową przy kolumnie „Dostawa” — a plików źródłowych nie wydajemy przed uregulowaniem płatności końcowej, więc system chroni interes studia bez ręcznego ścigania płatności.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Dyrektor kreatywny
Zatwierdza koncepcje przed prezentacją klientowi, rozstrzyga spory projektowe i codziennie przegląda karty w kolumnie „Akceptacja klienta”, gwarantując szybką odpowiedź na uwagi.
Projektanci
Tworzą koncepcje, rozwijają projekty i realizują rundy poprawek; przesyłają wersje na kartę z numeracją wydań.
Koordynator obsługi klienta
Odbiera briefy od klientów i spisuje je w formie udokumentowanej, kontaktuje się z nimi w rundach akceptacji oraz przygotowuje pliki dostawy i faktury przy zamknięciu.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Forum — Udokumentowane dyskusje w uporządkowanych sekcjach — decyzje i wiedza nigdy nie giną
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Sekcje forum (4)
- Zasoby klientówKsięgi identyfikacji, kroje pism, kolory i pliki źródłowe każdego klienta — zawsze zaktualizowane do najnowszej wersji.
- Uwagi i gusta klientówCo każdy klient lubi, a co odrzuca z kierunków i stylów — lektura obowiązkowa przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu dla niego.
- Referencje i inspiracjeWyjątkowe prace i referencje projektowe, którymi dzieli się zespół, wraz ze źródłami.
- Techniki i narzędziaNowości w programach graficznych i ich rozszerzeniach oraz skróty przyspieszające produkcję.
«Zasady pracy w tym systemie» — Przypięte na forum
1. Żadne projektowanie bez udokumentowanego briefu: każde zamówienie rejestrujemy jako kartę z kompletnym briefem przed rozpoczęciem. 2. Żadnej koncepcji nie prezentujemy klientowi przed jej zatwierdzeniem przez dyrektora kreatywnego. 3. Wersje przesyłamy na kartę z numeracją wydań i nie wysyłamy ich poza systemem. 4. Zasoby i uwagi klientów aktualizujemy na Forum po każdej dostawie. 5. Rundy poprawek rozliczamy według ogłoszonej polityki studia, a plików źródłowych nie wydajemy przed uregulowaniem płatności końcowej w Należnościach.
Ogłoszenie powitalne: «Witamy w systemie projektowania»
Od dziś każde zamówienie to karta przechodząca od briefu do faktury, a zasoby i uwagi każdego klienta są zachowane na Forum, więc każdy projektant zaczyna tam, gdzie poprzedni skończył. Zacznijcie od zarejestrowania bieżących zamówień i przesłania zasobów klientów w sekcji „Zasoby klientów”, a kto ma pytanie, znajdzie zasady pracy w przypiętym wątku „Zasady pracy”.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.