System pracy biura usług imigracyjnych i wizowych
Biura usług imigracyjnych i wizowych obsługujące dla klientów wizy pracownicze i pobytowe oraz zezwolenia na pobyt.
Każda sprawa jako karta — od dokumentów do wydania — z codziennym monitoringiem instytucji i natychmiastowymi alertami przy zmianach przepisów.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każda sprawa to karta, która startuje w kolumnie „Dokumenty klienta” — odbieramy paszporty, dyplomy i wymagane pisma oraz sprawdzamy ich kompletność i ważność. Następnie karta przechodzi do kolumny „Złożenie wniosku”, gdzie upoważniony kierownik przygotowuje wniosek i składa go właściwej instytucji jej oficjalnymi kanałami. Karta pozostaje w kolumnie „W toku” przy codziennym śledzeniu statusu wniosku; każdą uwagę lub wezwanie do uzupełnienia od instytucji dokumentujemy na karcie od razu po otrzymaniu. Po wydaniu decyzji karta trafia do kolumny „Decyzja” — pozytywna, z wezwaniem do uzupełnienia albo odmowna z podaną przyczyną — a na końcu do kolumny „Wydanie”, gdzie klient odbiera wizę lub zezwolenie na pobyt (iqama), a sprawa zostaje zamknięta.
Czat służy szybkiej koordynacji wewnętrznej: powiadomienie pracownika obsługi o odpowiedzi od instytucji albo prośba o brakujący dokument klienta przed terminem złożenia. Ogłoszenia to głos biura do klientów: każdą zmianę przepisów wizowych, pobytowych czy opłat publikujemy natychmiast wraz z jej praktycznym skutkiem dla spraw bieżących i nowych — klient zna swoją sytuację bez czekania na telefon, i to właśnie te alerty budują zaufanie do biura.
Należności precyzyjnie rozdzielają opłaty urzędowe uiszczane w imieniu klienta od honorariów biura oraz rejestrują dla każdej sprawy osobno, co klient wpłacił, a co pozostało do zapłaty. Upoważniony kierownik codziennie przegląda karty w kolumnie „W toku”, aby wyłapać sprawy przekraczające typowe terminy, i zleca pracownikom kontakt z instytucjami — żadna sprawa nie ginie między wydziałami urzędu i żadna gotowa sprawa nie stoi z powodu nieuiszczonej opłaty.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Upoważniony kierownik
Składa wnioski w instytucjach z tytułu swojego upoważnienia, weryfikuje kompletność akt przed złożeniem i rozstrzyga sprawy w kolumnie „Decyzja”, wydając dyspozycję uzupełnienia braków lub odwołania.
Pracownicy obsługi spraw
Przenoszą karty między kolumnami, codziennie śledzą statusy wniosków w kolumnie „W toku” i aktualizują karty o każdą odpowiedź instytucji od razu po jej otrzymaniu.
Pracownik recepcji
Odbiera dokumenty klientów i sprawdza ich kompletność w kolumnie „Dokumenty klienta”, kontaktuje się z nimi w sprawie braków oraz prowadzi ostateczne wydanie w kolumnie „Wydanie”.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Ogłoszenie powitalne: «Witamy w systemie obsługi spraw»
Od dziś każda sprawa to karta przechodząca od dokumentów do wydania, każdą odpowiedź instytucji dokumentujemy na karcie od razu po otrzymaniu, a każdą zmianę przepisów publikujemy w Ogłoszeniach, aby widzieli ją nasi klienci. Pierwszy krok: zarejestrujcie bieżące sprawy i już teraz zaktualizujcie ich rzeczywiste statusy na kolumnach.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.