System pracy kancelarii własności intelektualnej
Kancelarie własności intelektualnej i pełnomocnicy zgłaszający znaki towarowe i patenty w kraju i za granicą.
Sprawa znaku towarowego od badania wstępnego do odnowienia — z pilnowanymi twardymi terminami i alertami o odnowieniach, które nigdy nie umkną klientowi.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każda sprawa znaku lub patentu to karta, która startuje w kolumnie „Badanie” — wstępne poszukiwanie znaków podobnych i ocena zdolności rejestracyjnej, zanim obiecany klientowi jakikolwiek wynik. Następnie karta przechodzi do kolumny „Zgłoszenie”, gdzie upoważniony pełnomocnik przygotowuje wniosek i składa go w Saudyjskim Urzędzie Własności Intelektualnej (SAIP) lub instytucjach międzynarodowych, zależnie od zakresu. Podczas badania przez instytucję karta pozostaje w kolumnie „Monitorowanie badania” — dokumentujemy wszelkie zarzuty lub wezwania do uzupełnienia i odpowiadamy na nie w terminie. Potem kolumna „Publikacja” przez okres publikacji i sprzeciwów, dalej „Rejestracja” po wydaniu świadectwa, a na końcu „Odnowienie”, gdzie prawa pozostają pod nadzorem aż do terminów odnowień po latach.
Czat służy codziennej koordynacji: powiadomienie referenta o piśmie przychodzącym z urzędu albo prośba o dokument od klienta przed terminem odpowiedzi. Ogłoszenia to kanał kancelarii do klientów: alerty o nadchodzących terminach odnowień i ostrzeżenia przed wygaśnięciem ochrony, a każda zmiana opłat lub procedur publikowana jest natychmiast z jej praktycznym skutkiem — klient zawsze zna stan swoich praw, zanim zapyta.
Należności rozdzielają opłaty urzędowe uiszczane w imieniu klienta od wynagrodzenia pełnomocnictwa oraz rejestrują przyszłe należności z odnowień, aby nie umknęły z biegiem lat. Referenci przenoszą karty przy każdym piśmie z instytucji, a upoważniony pełnomocnik raz w tygodniu przegląda karty w kolumnach „Monitorowanie badania” i „Odnowienie”, bo terminy odpowiedzi i odnowień są twarde i nie akceptują zwłoki — jedna sprawa z przekroczonym terminem to utracone prawo klienta i zachwiane zaufanie do kancelarii.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Upoważniony pełnomocnik
Składa wnioski i odpowiada na zarzuty z tytułu swojego upoważnienia, zatwierdza wyniki badania wstępnego, zanim klient usłyszy obietnicę, i co tydzień przegląda sprawy z twardymi terminami.
Referenci spraw
Przeprowadzają poszukiwanie wstępne w kolumnie „Badanie”, przygotowują dokumenty zgłoszeniowe i aktualizują karty o każde pismo z instytucji od razu po jego otrzymaniu.
Koordynator odnowień
Monitoruje terminy w kolumnie „Odnowienie” i obowiązującą ochronę, kontaktuje się z klientami przed upływem terminów i publikuje alerty o terminach w Ogłoszeniach.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Ogłoszenie powitalne: «Witamy w systemie własności intelektualnej»
Od dziś każda sprawa to karta przechodząca od badania do odnowienia, każde pismo z instytucji dokumentujemy na karcie wraz z jego terminem, a o każdym terminie odnowienia informujemy w Ogłoszeniach z odpowiednim wyprzedzeniem. Pierwszy krok: zarejestrujcie bieżące sprawy, zaktualizujcie ich rzeczywiste etapy i przejrzyjcie terminy odnowień na ten kwartał.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.