System pracy kancelarii notarialnej i uwierzytelniania
Kancelarie notarialne i biura uwierzytelniania z codziennymi sprawami umów, pełnomocnictw i przeniesień własności nieruchomości.
Sprawa notarialna od rezerwacji terminu do archiwizacji — z zdyscyplinowaną weryfikacją i opłatami dziennymi rejestrowanymi na bieżąco.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każda sprawa to karta, która startuje w kolumnie „Rezerwacja terminu” z danymi stron, rodzajem czynności — umowa, pełnomocnictwo lub przeniesienie własności — terminem wizyty i listą dokumentów do przyniesienia. Przy wizycie karta przechodzi do kolumny „Weryfikacja”: sprawdzamy tożsamość, zdolność do czynności prawnych i kompletność dokumentów. W kolumnie „Sporządzenie” referendarz redaguje treść umowy lub pełnomocnictwa zgodnie z wolą stron i przepisami oraz przedstawia ją stronom. Potem kolumna „Uwierzytelnienie”, w której notariusz prowadzący przeprowadza oświadczenie i podpisy oraz wydaje akt, a na końcu „Wydanie i archiwizacja” — strony odbierają swoje egzemplarze, a rejestr zostaje zachowany z numerem referencyjnym.
Czat koordynuje dzień pracy: potwierdzenie terminu ze stroną, powiadomienie referendarza o spóźnionej stronie albo prośba o brakujący dokument przed wizytą, aby strona nie przychodziła nadaremnie. W Ogłoszeniach publikujemy dla stron godziny urzędowania i komunikaty urzędowe — jak nowe wytyczne Ministerstwa Sprawiedliwości dotyczące procedur uwierzytelniania czy wymogi elektronicznego przenoszenia własności — aby strona przyszła z kompletem dokumentów już przy pierwszej wizycie.
Należności codziennie rejestrują opłaty za każdą sprawę i rozdzielają opłaty urzędowe od wynagrodzenia kancelarii, więc notariusz prowadzący zna dokładnie przychód dnia i miesiąca bez ręcznej inwentaryzacji. Referendarze przenoszą karty między kolumnami przy każdej stronie, a notariusz przegląda listę „Uwierzytelnienie” przed każdą sesją i nie pieczętuje sprawy, zanim na jej karcie nie zakończą się weryfikacja i sporządzenie — jego pieczęć to odpowiedzialność ustawowa, której nie może unieść doraźna decyzja.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Notariusz prowadzący
Przeprowadza oświadczenia i uwierzytelnienia w kolumnie „Uwierzytelnienie”, zatwierdza nietypowe wzory umów i przegląda rejestr dnia przed jego zamknięciem.
Referendarze notarialni
Weryfikują tożsamość i dokumenty w kolumnie „Weryfikacja”, sporządzają umowy i pełnomocnictwa oraz przenoszą karty między kolumnami przy każdej sprawie.
Koordynator terminów
Zarządza harmonogramem kolumny „Rezerwacja terminu”, potwierdza wizyty ze stronami i informuje je o wymaganych dokumentach oraz prowadzi wydanie i archiwizację po zakończeniu uwierzytelnienia.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Ogłoszenie powitalne: «Witamy w systemie kancelarii notarialnej»
Od dziś każda sprawa to karta przechodząca od rezerwacji terminu do wydania i archiwizacji, a wszystkie opłaty rejestrujemy w Należnościach w dniu ich powstania. Zacznijcie od zarejestrowania terminów tego tygodnia jako kart w harmonogramie rezerwacji i opublikujcie w Ogłoszeniach wymagane dokumenty dla każdego rodzaju sprawy, aby strony zapoznały się z nimi przed wizytą.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.