System działu doświadczenia biurowego pracowników

Wszystko zaczyna się od „Potrzeba”: prośby i uwagi pracowników o środowisku pracy — za mała sala konferencyjna, psujące się urządzenie, uciążliwe oświetlenie — wchodzą jako karty przyjmowane przez koordynatora biura. To, co zatwierdzone, przechodzi do „Zaopatrzenie” w celu realizacji: zakup, zmiana układu, naprawa lub zmiana procedury. Usługi cykliczne — kawa, woda, artykuły biurowe, recepcja gości — to okresowe karty w „Usługi” śledzone codziennie, by nie uległy przerwaniu. Co miesiąc wynik mierzony jest kartami „Zadowolenie” krótką ankietą, której wyniki zapisywane są na tablicy; wydatki zbierane są w „Koszt”, a podsumowanie stanu przedkładane jest w okresowym „Raport” kierownictwu.

Czat to wirtualna recepcja: pilna prośba o salę konferencyjną lub uwaga o dzisiejszej usłudze dociera natychmiast, a to, co zasługuje, zamienia się w oficjalną kartę śledzoną przez zgłaszającego. Należności porządkują budżet biurowego dobrobytu: zakupy cateringu, artykułów biurowych i wyposażenia sal zapisane pozycja po pozycji — koordynator wie, kiedy zbliża się do miesięcznego limitu, i przedstawia sprytne alternatywy zamiast nagłego zatrzymania usługi.

Koordynator biura to serce systemu: przyjmuje potrzeby, porządkuje ich priorytety i przesuwa karty aż do zamknięcia z odpowiedzią zgłaszającemu. Opiekun usług zarządza codziennymi kartami „Usługi” i śledzi dostawców; opiekun zakupów realizuje to, co wymaga zakupu, i rejestruje to w Należnościach. Wyniki „Zadowolenie” czytane są na krótkim miesięcznym spotkaniu decydującym, co wejdzie w „Potrzeba” w kolejnym cyklu — zamknięta, nieustanna pętla.