System pracy agencji PR i mediów
Agencje PR i medialne zarządzające wizerunkiem prasowym klientów w ramach miesięcznych umów.
Żywy plan medialny każdego klienta — od monitoringu do raportu miesięcznego — z udokumentowanym centrum kryzysowym i publikacjami potwierdzonymi linkami.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każdy klient ma plan medialny prowadzony na tablicy: karty startują w kolumnie „Monitoring” — śledzimy wiadomości branżowe, publikacje o kliencie i jego konkurentach oraz dostępne okazje prasowe. Zasadne historie przechodzą do kolumny „Przygotowanie”, gdzie autorzy piszą komunikaty prasowe, artykuły i treści. Po zatwierdzeniu przez opiekuna klienta i samego klienta karta trafia do kolumny „Publikacja” — wysyłki do dziennikarzy i na platformy — potem do kolumny „Pokrycie medialne”, gdzie dokumentujemy to, co faktycznie się ukazało, z linkami i zrzutami ekranu. Na końcu dorobek miesiąca zbiera się w kolumnie „Raport miesięczny”, który mierzy zasięg i wpływ i jest przedstawiany klientowi.
Forum to centrum zarządzania kryzysowego: każda negatywna informacja o kliencie dostaje natychmiastowy wątek dokumentujący sytuację, zatwierdzoną odpowiedź, osobę mówiącą w imieniu klienta, co powiedziano i z jakim skutkiem — w stresie nie improwizujemy na Czacie, a lekcja zostaje zachowana na następny kryzys. Czat pozostaje do szybkiej koordynacji: dziennikarz prosi o natychmiastową odpowiedź albo pilna poprawka w komunikacie na kilka minut przed wysyłką.
W Ogłoszeniach przekazujemy zespołowi to, co ważne dla wszystkich klientów: zmianę polityki dużej platformy medialnej, nadchodzące święto narodowe wymagające wcześniejszego przygotowania treści albo oficjalny komunikat o polityce publikacji na kontach. Należności rejestrują miesięczne umowy klientów i ich odnowienia oraz wydatki na płatne publikacje — opiekun klienta zna wartość każdej umowy i zestawia ją z tym, co co miesiąc pokazuje w raporcie, bo odnowienie buduje się na udokumentowanym efekcie, a nie na wrażeniu.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Opiekun klienta
Jest właścicielem relacji z klientem; zatwierdza komunikaty i treści przed publikacją, prowadzi wątki kryzysowe na Forum oraz przedstawia raport miesięczny i prowadzi odnowienie umowy.
Autorzy
Redagują komunikaty prasowe, artykuły i treści w kolumnie „Przygotowanie” oraz wyławiają okazje prasowe z kolumny „Monitoring” i zamieniają je w historie gotowe do publikacji.
Koordynatorzy dystrybucji
Zarządzają listami dziennikarzy i platform, wysyłają materiały w kolumnie „Publikacja” i dokumentują publikacje z linkami i zrzutami ekranu w kolumnie „Pokrycie medialne” od razu po ich ukazaniu.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Forum — Udokumentowane dyskusje w uporządkowanych sekcjach — decyzje i wiedza nigdy nie giną
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Sekcje forum (4)
- Zarządzanie kryzysoweNatychmiastowy wątek dla każdego kryzysu dokumentujący sytuację, zatwierdzoną odpowiedź, oficjalnego rzecznika i wynik — rejestr, do którego się wraca.
- Tematy i historie prasowePomysły na historie gotowe do publikacji dla każdego klienta wraz z właściwym momentem i najlepszym dziennikarzem.
- Baza dziennikarzyUwagi zespołu o dziennikarzach i platformach, ich preferencjach i responsywności — aktualizowane po każdej publikacji.
- Wcześniejsze raporty i wynikiNajważniejsze rezultaty i wnioski z minionych raportów miesięcznych — na nich buduje się kolejne plany.
«Zasady pracy w tym systemie» — Przypięte na forum
1. Żaden materiał nie jest publikowany poza systemem: każdy komunikat lub treść to karta przechodząca przez przygotowanie i zatwierdzenie przed publikacją. 2. Dla kryzysów otwieramy natychmiastowe wątki w sekcji „Zarządzanie kryzysowe” — zarządzanie nimi na Czacie jest zabronione. 3. Każdą publikację dokumentujemy linkiem i zrzutem ekranu w kolumnie „Pokrycie medialne” w dniu jej ukazania. 4. Do dziennikarzy wysyłamy wyłącznie to, co zatwierdzili na karcie opiekun klienta i klient. 5. Miesięczne umowy i wydatki na publikacje rejestrujemy w Należnościach na bieżąco.
Ogłoszenie powitalne: «Witamy w systemie agencji PR»
Od dziś plany naszych klientów prowadzimy na tablicy — od monitoringu do raportu miesięcznego — a każdy kryzys zarządzamy w udokumentowanym wątku na Forum, nie na Czacie. Zacznijcie od monitorowania dziś wiadomości o klientach i ich konkurentach, a kto ma pytanie o zasady pracy, znajdzie je w przypiętym wątku „Zasady pracy” na Forum.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.