System firmy kompleksowego zarządzania nieruchomościami

Każdy lokal w portfelu jest prowadzony jako karta, która przechodzi pełny cykl: trafia do kolumny „Wolne”, gdy się zwolni, potem do „Oferty”, gdy tylko ogłoszenie zostanie opublikowane i zaczną napływać chętni na oględziny, a do „Wynajęte” w chwili podpisania umowy i przekazania kluczy. W trakcie obowiązywania umowy karta przechodzi przez „Serwis” przy każdym zgłoszeniu usterki i wraca do „Wynajęte” po naprawie, a na dziewięćdziesiąt dni przed końcem umowy trafia do „Odnowienia”, gdzie toczy się negocjacja z najemcą — po której karta wraca do „Wynajęte” z nową umową albo przechodzi do „Opróżnienia”, by odebrać lokal, sprawdzić jego stan i znów ustawić go jako wolny.

Należności to finansowa księga portfela: co miesiąc księguje się w nich czynsze wymagalne z każdej umowy — co zostało pobrane, a co się opóźnia — a wydatki na serwis i prowizje przypisuje nieruchomości, której dotyczą. Dzięki temu zarządca portfela zna dochód netto każdej nieruchomości i poziom ściągalności bez sięgania do ksiąg właściciela. Czat to kanał szybkich zgłoszeń: awaria przecieku od najemcy czy ustalenie terminu oględzin. Ogłoszenia służą z kolei do oficjalnych powiadomień dla najemców — terminów płatności, planowanych prac serwisowych i wezwań do opróżnienia.

Praca trzech ról splata się na tej samej karcie: przedstawiciel ds. wynajmu przenosi lokal z „Oferty” do „Wynajęte” i uzupełnia dane najemcy, księgowy ds. poboru czynszów obserwuje kolumnę „Wynajęte”, księguje wpłaty w Należnościach i reaguje na zaległości, a koordynator ds. serwisu odbiera zgłoszenia z Czatu i otwiera dla nich karty w „Serwisie”, aż do ich zamknięcia. Zarządca portfela rano rzuca okiem na tablicę i jednym spojrzeniem wie, jaki jest poziom wynajęcia, jakie są zaległości i ile zgłoszeń czeka — a co miesiąc przekazuje każdemu właścicielowi raport o jego nieruchomości.