System pracy biura pośrednictwa w obrocie nieruchomościami

Każda nieruchomość to karta, która startuje w kolumnie „Pozyskanie” — dokumentujemy jej dane od właściciela: lokalizację, metraż, oczekiwaną cenę i upoważnienie do marketingu. Następnie karta przechodzi do kolumny „Publikacja i marketing”, gdzie jest fotografowana i ogłaszana na zatwierdzonych platformach i kanałach. Gdy zgłaszają się kupujący, rejestrujemy ich terminy, a karta przechodzi do kolumny „Prezentacje” przy każdej wizji prowadzonej przez agenta terenowego — wrażenia kupującego dokumentujemy na karcie. Przy poważnym kupującym karta wchodzi do kolumny „Negocjacje” ceny i warunków między stronami, potem do kolumny „Finalizacja” — podpisanie umowy i domknięcie transakcji — a na końcu do kolumny „Prowizja”, gdzie dokumentujemy jej wymagalność i pobranie.

Czat to kanał codziennej koordynacji prezentacji: agent na miejscu prosi o klucze, potwierdza przybycie klienta albo przesyła zespołowi zdjęcia na żywo, a koordynator marketingu zgłasza nowych zainteresowanych z ogłoszeń. W Ogłoszeniach przekazujemy zespołowi gorące okazje: nowa nieruchomość w konkurencyjnej cenie pozyskana przez któregoś z agentów albo zdecydowany kupujący szukający konkretnych parametrów — wszyscy ruszają, zanim okazja umknie całemu biuru.

Należności zarządzają prowizjami pośredników w poufności: udział każdego agenta w zamkniętej transakcji, co z niego stało się wymagalne, a co pobrane — widzi to wyłącznie kierownik pośrednictwa i właściciel udziału. Kierownik pośrednictwa raz w tygodniu przegląda karty w kolumnie „Negocjacje”, aby ruszyć zastane transakcje telefonem lub przemyślanym ustępstwem, i sprawdza, czy każda nieruchomość w kolumnie „Publikacja i marketing” ma aktualne zdjęcia i świeże ogłoszenie — żadna oferta nie jest zapomniana na liście i żadna prowizja nie ginie po finalizacji.