System zarządzania aparthotelami
Operatorzy apartamentów z obsługą, wynajmowanych krótko- i średnioterminowo.
Gotowość lokali, ich rezerwacje, pobyty gości, sprzątanie i serwis w sprawnym, codziennym cyklu operacyjnym.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każdy apartament to karta odzwierciedlająca jego aktualny stan: „Gotowy”, gdy jest czysty, sprawdzony i czeka na gościa; „Zarezerwowany” od chwili potwierdzenia rezerwacji; „Zajęty” przez cały pobyt gościa, którego prośby i uwagi zapisywane są na karcie. Po wyjeździe karta przechodzi do „Sprzątania” — służba pięter przejmuje lokal i przygotowuje go od nowa — a przy awarii trafia do „Serwisu” aż do naprawy; potem „Kontrola”, gdzie kierownik operacyjny sprawdza lokal — czystość, wyposażenie, bezpieczeństwo — zanim znów stanie się „Gotowy” do rezerwacji.
Czat to centrum operacyjne: zgłoszenie awarii od gościa, prośba o przedłużenie pobytu, alarm o opóźnionym sprzątaniu — natychmiastowa koordynacja między recepcją, służbą pięter a serwisem. Należności księgują przychód z każdego pobytu, opłaty za usługi dodatkowe i koszty operacyjne — materiały eksploatacyjne, pranie — dzięki czemu widać dochód każdego lokalu i jego koszt operacyjny, a to liczba, na której operator opiera decyzje cenowe.
Recepcja prowadzi karty „Zarezerwowany” i „Zajęty”: potwierdza rezerwacje, rejestruje zameldowanie i wymeldowanie oraz pobiera opłaty; służba pięter przejmuje kartę „Sprzątania” i zamyka ją po wykonaniu przygotowania według listy kontrolnej; a technik serwisowy obsługuje karty „Serwisu” i dokumentuje na nich naprawę. Kierownik operacyjny zatwierdza każdy lokal w „Kontroli” i nie pozwala na jego powrót do rezerwacji przed zaliczeniem przeglądu — żaden niekompletny apartament nigdy nie trafia do gościa.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Kierownik operacyjny
Sprawdza każdy lokal w kolumnie „Kontrola” przed przywróceniem go jako gotowego, nadzoruje całą tablicę dla szybkości cyklu i zatwierdza decyzje o rekompensatach dla gości przy awariach.
Recepcja
Prowadzi rezerwacje oraz meldunki w kolumnach „Zarezerwowany” i „Zajęty”, przyjmuje prośby gości i przekazuje je właściwym osobom oraz księguje opłaty w Należnościach.
Służba pięter
Przejmuje karty „Sprzątania” i wykonuje pełne przygotowanie według jednolitej listy kontrolnej — czystość, dezynfekcja, wyposażenie — i zamyka kartę po zakończeniu.
Technik serwisowy
Obsługuje karty „Serwisu” — od drobnych usterek po przeglądy okresowe — dokumentuje na karcie wykonane naprawy i alarmuje kierownika o powtarzających się awariach w danym lokalu.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.