System zarządzania nieruchomościami wakafu
Zarządcy wakafów, którzy prowadzą aktywa nieruchomościowe na cele charytatywne i zobowiązani są do przejrzystości wobec organów nadzorczych.
Prowadzenie aktywów wakafu, ich przychodów i wydatków według postanowień fundatora, z okresowymi raportami dla organu nadzorczego i udokumentowanymi decyzjami.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Wakafem zarządza się na pięciu kolumnach: „Obsługa” to wynajmowanie, konserwacja i bieżące zagospodarowanie każdego aktywa; „Przychody” to śledzenie poboru czynszów i dochodów wraz z ich wymagalnością; „Wydatki statutowe” to wydatki związane z postanowieniami szariackimi fundatora — od konserwacji aktywa po przewidziane cele dobroczynne; „Raport okresowy” to przygotowanie raportów dla organu nadzorczego; a „Weryfikacja” to zatwierdzenie przez zarządcę wakafu lub radę zarządców przed wysłaniem. Każda karta niesie oznaczenie aktywa, którego dotyczy, dzięki czemu obraz każdego wakafu składa się osobno.
Należności realizują zasadę ewidencji wakafowej: każdy przychód księgowany jest przy swoim aktywie, a każdy wydatek — przy swoim postanowieniu szariackim, więc widać dochód netto każdego wakafu, ile z niego wydano i ile zostało. To istota przejrzystości wakafu. Forum dokumentuje decyzje zarządcy i rady zarządców: inwestycja nadwyżki, najem długoterminowy, poważna konserwacja — co zdecydowano, dlaczego i na jakim dokumencie. Czat służy codziennej koordynacji z najemcami i wykonawcami, a Ogłoszenia — komunikatom oficjalnym, jak terminy składania raportów czy decyzje rady.
Zarządca zatwierdza wydatki i weryfikuje raporty w kolumnie „Weryfikacja” przed ich przekazaniem, księgowy wakafu księguje przychody i wydatki według postanowień w Należnościach i przygotowuje wersje robocze raportów okresowych, a kierownik nieruchomości prowadzi kolumnę „Obsługa” — najem i konserwację. Przy każdym raporcie okresowym liczby z Należności są przenoszone na kartę raportu, więc dokument dla organu nadzorczego powstaje z rzeczywistych zapisów, a nie z późniejszego składania danych.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Zarządca wakafu
Zatwierdza wydatki zgodnie z postanowieniami fundatora, weryfikuje raporty okresowe w kolumnie „Weryfikacja” przed przekazaniem ich organowi nadzorczemu i dokumentuje najważniejsze decyzje na Forum.
Księgowy wakafu
Księguje przychody i wydatki według postanowień szariackich w Należnościach, przygotowuje wersje robocze raportów okresowych na bazie rzeczywistych zapisów i śledzi należne czynsze.
Kierownik nieruchomości wakafu
Prowadzi kolumnę „Obsługa”: wynajmuje lokale, czuwa nad najemcami i konserwacją oraz przekazuje zarządcy sprawy wymagające decyzji.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Forum — Udokumentowane dyskusje w uporządkowanych sekcjach — decyzje i wiedza nigdy nie giną
- Ogłoszenia — Oficjalny głos kierownictwa — okólniki i komunikaty, które docierają do wszystkich
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Sekcje forum (4)
- Decyzje zarządcy i radyDokumentowanie najważniejszych decyzji dotyczących wakafu — najmu długoterminowego, istotnej konserwacji, inwestowania nadwyżki — wraz z dokumentami i uzasadnieniem.
- Cele i postanowienia wakafuDyskusja o zgodności z postanowieniami szariackimi fundatora oraz o zapytaniach kierowanych do organu nadzorczego i otrzymanych odpowiedziach.
- Raporty dla organu nadzorczegoŚledzenie wymogów raportowych organu nadzorczego, jego uwag do poprzednich raportów i planów ich uwzględnienia.
- Rozwój aktywów wakafuPropozycje podnoszenia dochodów z wakafów: rozbudowa zużytych aktywów, zmiana profilu najmu i powiązane analizy wykonalności.
«Zasady pracy w tym systemie» — Przypięte na forum
1. Żadnego wydatku poza postanowieniami fundatora: każdy wydatek księgujemy w Należnościach pod swoje postanowienie szariackie i dokumentujemy jego podstawę na karcie. 2. Przychód każdego aktywa księgujemy w dniu poboru i nigdy nie mieszamy z przychodem innego aktywa. 3. Najważniejsze decyzje — najem długoterminowy, istotna konserwacja, inwestycja nadwyżki — dokumentujemy w sekcji „Decyzje zarządcy i rady” przed wykonaniem. 4. Raport okresowy budujemy z zapisów Należności i prezentujemy w kolumnie „Weryfikacja” co najmniej tydzień przed wysłaniem. 5. Uwagi organu nadzorczego zapisujemy na Forum i tworzymy dla ich realizacji karty z odpowiedzialnym i terminem. 6. Oficjalne komunikaty dla najemców publikujemy w module Ogłoszenia, a nie w wiadomościach indywidualnych.
Ogłoszenie powitalne: «Witajcie w systemie zarządzania wakafem»
Od dziś aktywa wakafu są prowadzone na tej tablicy: obsługa, przychody i wydatki to karty, każdy rial jest księgowany w Należnościach pod właściwe postanowienie szariackie, a decyzje zarządcy i rady są dokumentowane na Forum. Pierwszy krok: rejestracja aktywów wakafu i ich bieżących przychodów. Raporty okresowe powstają bezpośrednio z tych zapisów — od dziś żaden zapis nie powstaje poza systemem.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.