System inwestycji i najmu magazynów
Właściciele i operatorzy magazynów, z umowami najmu średnioterminowego.
Zarządzanie portfelem magazynów — od dostępności przez wynajem i obsługę po odnowienie — ze śledzeniem czynszów i kaucji.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Każdy magazyn jest prowadzony jako karta odzwierciedlająca jego stan: „Dostępny”, gdy jest gotowy do prezentacji; „Wynajęty” od chwili podpisania umowy; potem „Aktywna umowa” przez cały okres najmu, w którym śledzimy zobowiązania i czynsze. Gdy magazyn wymaga prac, karta przechodzi do „Serwisu” aż do ich zakończenia, a przed końcem umowy trafia do „Odnowienia” na czas negocjacji z najemcą; jeśli ten nie przedłuży, karta przechodzi do „Zakończenia” — odbiór magazynu, inwentaryzacja i ponowne ustawienie go jako dostępnego.
Należności to serce finansów systemu: czynsz każdej umowy z terminami wymagalności, co wpłacono, a co się opóźnia, oraz kaucje zatrzymane przy każdym najemcy — ile potrącono przy zakończeniu, a ile zwrócono. Czat służy codziennej koordynacji: prośby najemców, terminy oględzin i pilne zgłoszenia awarii. W tym systemie nie ma Forum ani Ogłoszeń — to praca czysto operacyjna, między zarządcą aktywów, koordynatorem ds. umów a najemcami.
Zarządca aktywów obserwuje tablicę i decyduje o polityce cenowej i odnowień, a koordynator ds. umów prowadzi pełny cykl umowy: przygotowuje wzór, czuwa nad podpisaniem i przekazaniem, przesuwa kartę między kolumnami i alarmuje o umowach wchodzących w okno odnowienia. Przy „Zakończeniu” przeprowadza się wspólną inwentaryzację, dokumentowaną na karcie, a kaucje rozlicza w Należnościach przed zamknięciem karty.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Zarządca aktywów
Nadzoruje całą tablicę i poziom wynajęcia, zatwierdza ceny oraz decyzje o odnowieniach i zakończeniach, a co tydzień przegląda należne czynsze i kaucje.
Koordynator ds. umów
Prowadzi cykl umowy od oferty do zakończenia: przygotowuje wzorce, czuwa nad podpisaniem, przekazaniem i inwentaryzacją oraz przesuwa karty między kolumnami we właściwym czasie.
Koordynator ds. serwisu
Odbiera zgłoszenia z Czatu i wykonuje prace z kolumny „Serwis” z technikami, a kartę zamyka po upewnieniu się, że magazyn wrócił do stanu operacyjnego.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Czat — Szybki kanał codziennej koordynacji zespołu
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.