System działu planowania zatrudnienia
Zespół planujący roczne zapotrzebowanie firmy na pracowników i ich koszty oraz śledzący realizację planu kwartał po kwartale.
Roczny plan zatrudnienia, który zamienia się z potrzeb działów w zatwierdzony budżet i śledzone zatrudnienia — z przeglądem kwartalnym.
Bez karty kredytowej — Twój projekt z pełnym systemem będzie gotowy w minutę
Tak wygląda tablica systemu, którą otrzymasz: kolumny przepływu pracy i karty startowe pokazujące pierwsze kroki
Jak przebiega praca w tym systemie?
Plan roczny zaczyna się od karty dla każdej potrzeby w kolumnie „Potrzeba”, zgłaszanej przez menedżerów działów: stanowisko, liczba, uzasadnienie i wymagany termin. Karty przechodzą do „Priorytetu”, gdzie są porządkowane według wpływu na biznes i dzielone na pilne i odroczone, następnie do „Budżetu”, gdzie liczony jest pełny koszt każdego stanowiska — wynagrodzenie, dodatki i ubezpieczenia — i porównywany z dostępnym limitem. Po analizie finansowej karty przechodzą do „Zatwierdzenia” na ostateczną decyzję kierownictwa, potem do „Zatrudnienia”, gdzie zatwierdzone stanowiska zamieniają się w faktyczne zapotrzebowania rekrutacyjne śledzone aż do rozpoczęcia pracy, a cały plan jest przeglądany w „Przeglądzie kwartalnym” co trzy miesiące w celu korekty kursu według stanu realizacji.
Forum to przestrzeń udokumentowanych negocjacji między planowaniem a działami: każdy menedżer działu przedstawia swoją potrzebę z uzasadnieniem w wątku, a priorytety i alternatywy — odroczenie, redystrybucja, outsourcing — są omawiane z pełną przejrzystością zamiast spotkań, których decyzje giną. Należności rejestrują koszty zatwierdzone i faktyczne każdego stanowiska poufnie, więc kierownik planowania i finanse widzą odchylenie kosztu faktycznego od planowanego zaraz po jego powstaniu.
Praca płynie od menedżerów działów zgłaszających i uzasadniających potrzeby na forum, do kierownika planowania, który porządkuje priorytety i liczy koszty z finansami, do kierownictwa na zatwierdzenie; potem każde zatwierdzone stanowisko zamienia się w zapotrzebowanie rekrutacyjne przekazywane zespołowi rekrutacji, a faktyczne wyniki zatrudnień wracają do porównania z planem w przeglądzie kwartalnym.
Kto robi co?
Role operacyjne w tym systemie i odpowiedzialność każdej z nich w codziennej pracy — przypisz je zespołowi wprost albo dostosuj do swojej specyfiki.
Kierownik ds. planowania zatrudnienia
Prowadzi cykl planu rocznego, porządkuje priorytety w kolumnie „Priorytet”, moderuje dyskusje na forum i prowadzi przegląd kwartalny.
Menedżer działu zgłaszającego
Zgłasza potrzeby swojego działu jako uzasadnione karty w „Potrzebie” i broni ich priorytetów na forum liczbami i argumentami operacyjnymi.
Analityk budżetu z finansów
Liczy pełny koszt każdego stanowiska w „Budżecie”, zapisuje zatwierdzone i faktyczne kwoty w Należnościach i wychwytuje odchylenia natychmiast.
Koordynator rekrutacji
Odbiera zatwierdzone stanowiska z kolumny „Zatrudnienie” i zamienia je w zapotrzebowania rekrutacyjne oraz aktualizuje status obsadzenia każdego stanowiska na karcie.
Co jest przygotowane dla Ciebie od pierwszego dnia?
Moduły systemu
- Zadania — Tablica kanban z kolumnami przepływu pracy i kartami realizacji
- Forum — Udokumentowane dyskusje w uporządkowanych sekcjach — decyzje i wiedza nigdy nie giną
- Należności — Wewnętrzne pieniądze w ścisłej poufności — należności, zaliczki i wydatki
Sekcje forum (4)
- Potrzeby działów i ich uzasadnieniaKażdy menedżer działu przedstawia swoją potrzebę wątkiem z liczbami i uzasadnieniem, a alternatywy są omawiane przed przekazaniem do zatwierdzenia.
- Decyzje o zatwierdzeniu i odroczeniuDokumentacja zatwierdzonych i odroczonych stanowisk wraz z przyczynami decyzji — stały punkt odniesienia zapobiegający otwieraniu zamkniętych spraw.
- Wskaźniki rynku pracy i wynagrodzeńNowości o wynagrodzeniach rynkowych i dostępności kadr wpływające na plan — zespół dzieli się nimi wraz ze źródłami.
- Dyskusje ogólneTematy planowania zatrudnienia niewchodzące w zakres powyższych sekcji.
«Zasady pracy w tym systemie» — Przypięte na forum
1. Żadnego stanowiska poza planem: każda potrzeba jest zapisywana kartą w „Potrzebie” z uzasadnieniem, a rekrutacji nie otwiera się dla stanowiska niezatwierdzonego w „Zatwierdzeniu”. 2. Uzasadnienia potrzeb i dyskusję o priorytetach dokumentujemy w sekcji „Potrzeby działów” na forum, nie na ustnych spotkaniach. 3. Decyzje o zatwierdzeniu i odroczeniu notujemy w sekcji „Decyzje o zatwierdzeniu i odroczeniu” wraz z przyczynami w dniu ich wydania. 4. Koszt każdego zatwierdzonego stanowiska zapisujemy w Należnościach przy zatwierdzeniu i aktualizujemy o kwoty faktyczne przy zatrudnieniu. 5. Przegląd kwartalny to stały, nieodwoływalny termin, a karty są aktualizowane o faktyczny status na tydzień przed nim.
Podobne systemy
Gotowy? Pierwszy projekt jest o dwie minuty stąd
Utwórz darmową przestrzeń roboczą już teraz i zaproś zespół przed końcem dnia.