Sistema para gabinete de contabilidade certificada
Gabinetes de contabilidade que servem dezenas de clientes em zakat, fiscalidade, demonstrações financeiras e salários.
Ciclos mensais de fecho organizados para cada cliente, da receção dos dados à submissão, com alertas de prazos fiscais e honorários de clientes.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
O trabalho no gabinete decorre em ciclos mensais recorrentes: cada cliente tem um cartão de ciclo que começa em «Receção de dados», onde os assistentes reúnem os lançamentos, faturas, folhas de salário e documentos de suporte, tudo anexado ao cartão. Segue depois para «Preparação», para o lançamento dos movimentos e a construção da declaração ou das demonstrações, e depois para «Revisão do sócio», onde o sócio verifica os valores e os tratamentos de zakat e fiscais — devolvendo o cartão a «Preparação» com observações específicas se encontrar algum problema. Após a aprovação, passa para «Submissão», para entrega nas plataformas governamentais, e por fim «Fecho do ciclo», após confirmar o pagamento e arquivar os documentos.
O fórum é a referência profissional do gabinete: nele se colocam os tratamentos contabilísticos pouco claros e os pareceres internos — como tratámos determinada rubrica para um cliente e porquê — para que a doutrina do gabinete se mantenha uniforme e preservada entre ciclos e novos colaboradores. O chat é apenas para coordenação rápida: pedir um documento em falta a um cliente, uma dúvida sobre um lançamento ou agendar uma visita ao terreno.
Os anúncios trazem os alertas de prazos fiscais para os clientes: a proximidade do prazo da declaração fiscal ou de zakat, e as novidades da Autoridade de Zakat, Impostos e Alfândega e o seu impacto nas obrigações de cada um. Os Recebíveis registam os honorários mensais dos clientes e as faturas emitidas no fecho de cada ciclo — o sócio sabe quem pagou e quem está em atraso em cada ciclo sem livros separados, e nenhum ciclo é fechado em «Fecho do ciclo» antes de liquidados os seus honorários.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Sócio revisor
Aprova as declarações e demonstrações em «Revisão do sócio» antes da submissão, decide os tratamentos contabilísticos controversos e documenta-os no fórum.
Contabilistas certificados
Preparam lançamentos, declarações e demonstrações na coluna «Preparação», tratam as observações da revisão e preparam os cartões para submissão.
Assistentes de recolha documental
Contactam os clientes para receber dados e documentos no início de cada ciclo e completam as falhas antes de o cartão entrar em «Preparação».
Coordenador de submissões
Entrega as declarações nas plataformas governamentais em «Submissão», notifica os clientes com os avisos e faturas e atualiza os cartões de «Fecho do ciclo» com os anexos finais.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Fórum — Discussões documentadas em secções organizadas — decisões e conhecimento que nunca se perdem
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Secções do fórum (4)
- Pareceres e tratamentos contabilísticosOs tratamentos de zakat e fiscais aprovados internamente, com as respetivas justificações — doutrina uniforme que não se reconstrói a cada ciclo.
- Atualizações legais e regulamentaresO que é publicado pela Autoridade de Zakat, Impostos e Alfândega e pelo Ministério do Comércio, e o seu impacto prático nos processos dos nossos clientes.
- Observações de revisão recorrentesErros que se repetem na preparação e como evitá-los — referência formativa para os novos contabilistas.
- Modelos e ferramentas de trabalhoQuadros de fecho e modelos aprovados de declarações e demonstrações, nas suas versões mais recentes.
«Regras de trabalho neste sistema» — Fixado no fórum
1. Cada cliente tem um cartão de ciclo mensal, aberto na primeira semana e nunca adiado. 2. Nenhum processo entra em «Revisão do sócio» sem os documentos de suporte completos no cartão. 3. Os tratamentos profissionais são documentados na secção «Pareceres e tratamentos contabilísticos» — o chat é apenas para coordenação rápida. 4. Os alertas de prazos fiscais são publicados nos anúncios com antecedência suficiente. 5. Nenhum ciclo é fechado antes de liquidados os seus honorários nos Recebíveis.
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema de ciclos do gabinete»
A partir de hoje, cada cliente tem um cartão de ciclo mensal que avança da receção dos dados ao fecho do ciclo, e cada tratamento profissional é documentado no fórum para se manter doutrina uniforme do gabinete. Primeiro passo: registem os vossos clientes atuais como cartões do ciclo deste mês e atualizem os anúncios com o alerta dos próximos prazos fiscais para os nossos clientes.
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