Sistema completo para escritório de advogados
Escritórios de advocacia de 3 a 20 pessoas, com processos paralelos, clientes e audiências agendadas.
O ciclo completo do processo, da receção à execução, com posições jurídicas documentadas e acompanhamento privado de honorários.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada processo entra no sistema como um cartão na coluna «Receção», com os dados do cliente, o tipo de litígio, os documentos iniciais e a data da primeira diligência. Segue depois para «Estudo e pesquisa», onde os juristas reúnem a legislação aplicável e a jurisprudência e anexam tudo ao cartão. Concluído o estudo, o cartão passa para «Redação», para a escrita de petições, memoriais e contratos, depois para «A aguardar audiência/resposta», onde fica acompanhado com a data da próxima audiência ou o prazo de resposta à entidade, e por fim «Execução e encerramento», após o trânsito em julgado e a execução da sentença ou o encerramento do processo por acordo e o recebimento dos honorários.
O chat é o canal de coordenação diária entre sócios e juristas — uma dúvida sobre um artigo de lei, a organização de uma audiência ou a entrega urgente de um documento. Já as posições jurídicas aprovadas não passam pelo chat: são documentadas na secção de decisões do fórum, para servirem de referência em caso de divergência. Os anúncios são a voz oficial do escritório: circulares da equipa, alertas de prazos finais de resposta às entidades e comunicações formais aos clientes, como atualizações legislativas que afetem os seus processos.
O módulo Recebíveis gere o dinheiro interno com privacidade: honorários de cada processo e as prestações devidas pelos clientes, adiantamentos e despesas de cada membro — apenas visíveis a quem tem permissão na unidade. Assim, o sócio conhece a situação financeira de cada processo sem livros separados. O sócio revê semanalmente os cartões em «A aguardar audiência/resposta» e aprova as peças antes da entrega; o secretariado atualiza as datas de vencimento nos cartões logo que as audiências são marcadas. Nenhum prazo nem nenhum movimento financeiro fica fora do sistema.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Sócio responsável
Aprova as peças finais antes da entrega, revê semanalmente os cartões «A aguardar audiência/resposta» e documenta as posições jurídicas relevantes no fórum.
Juristas de investigação
Executam o estudo e a pesquisa e redigem as minutas, movendo os cartões entre colunas e anexando os documentos a cada cartão.
Secretariado
Regista os novos processos como cartões em «Receção», acompanha as audiências e atualiza as suas datas de vencimento, e publica as circulares da direção nos anúncios.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Fórum — Discussões documentadas em secções organizadas — decisões e conhecimento que nunca se perdem
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Secções do fórum (4)
- Decisões e posições jurídicasDocumentação das posições jurídicas aprovadas nos processos — o que decidimos e porquê — para que não se percam no chat.
- Legislação e jurisprudência de referênciaArtigos de lei e precedentes recolhidos pela equipa com as respetivas fontes — referência permanente dos juristas.
- Discussão de processosDebate aprofundado sobre um processo específico quando o cartão não chega — o número do processo é indicado no título do tópico.
- Melhoria do trabalho do escritórioSugestões de melhoria de procedimentos e dos modelos usados no escritório.
«Regras de trabalho neste sistema» — Fixado no fórum
1. Nenhum processo fora do sistema: cada novo processo é registado como cartão no dia em que chega. 2. O cartão só avança de coluna depois de concluído o trabalho da coluna anterior. 3. As decisões e posições jurídicas são documentadas na secção «Decisões e posições jurídicas» — o chat é apenas para coordenação rápida. 4. A data de cada audiência é registada como vencimento no cartão do processo logo que é marcada. 5. Honorários e despesas são registados nos Recebíveis à medida que ocorrem.
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema do escritório»
A partir de hoje, este sistema é a nossa forma de trabalhar: cada processo é um cartão que avança pelas colunas, da receção ao encerramento, e cada decisão jurídica relevante é documentada no fórum, não no chat. Comecem por registar os processos em curso; quem tiver dúvidas sobre o método de trabalho encontra-o no tópico «Regras de trabalho» fixado no fórum.
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