Sistema de Contas a Pagar
Equipe que processa faturas de fornecedores e seus pagamentos e precisa de reconciliação precisa e programação de pagamentos que proteja a liquidez e capture os descontos.
Do recebimento da fatura ao pagamento e ao relatório: reconciliação tripla que impede pagamento indevido, programação que preserva a liquidez e descontos que não se perdem.
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É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Toda fatura de fornecedor entra como cartão na coluna “Fatura” assim que é recebida, com os anexos, e avança para “Reconciliação”, onde passa pela verificação tripla: fatura, ordem de compra e comprovante de recebimento — qualquer divergência de quantidade ou preço segura o cartão até ser resolvida com o fornecedor ou com compras. Após a reconciliação limpa, segue para “Aprovação”, para assinatura do diretor financeiro; depois, para “Programado”, onde entra no plano de pagamentos conforme vencimento, prioridade do fornecedor e situação de caixa; ao executar a transferência, vai para “Pago”, com a referência da transferência; e tudo é consolidado em “Relatório”, que mostra o contas a pagar, o envelhecimento dos saldos e os descontos por pagamento antecipado conquistados.
O módulo Valores Devidos registra a posição de cada fornecedor: a fatura como lançamento devedor na aprovação, o pagamento como lançamento correspondente na execução, e qualquer desconto conquistado ou adiantamento aparece na hora no saldo do fornecedor. Assim, a equipe conhece a situação de cada fornecedor com precisão antes de qualquer negociação ou novo pedido — sem recorrer a livros ou arquivos dispersos.
O chat atende à coordenação rápida: dúvida de compras sobre divergência de quantidade, alerta da tesouraria sobre pressão de caixa que exige reprogramação ou resposta a um fornecedor sobre o status de sua fatura — com resposta precisa, porque seu status está visível no quadro. O trabalho flui do contador de fornecedores, que recebe e reconcilia, ao revisor, que aprova a reconciliação, ao diretor financeiro para aprovação, e à tesouraria para execução nas datas “Programadas”.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Contador de Contas a Pagar
Registra as faturas recebidas como cartões, executa a verificação tripla em “Reconciliação” e sobe as divergências a compras ou ao fornecedor até serem resolvidas.
Revisor
Examina as reconciliações e completa os documentos antes de subir o cartão à coluna “Aprovação”; garante a captura dos descontos por pagamento antecipado devidos.
Diretor Financeiro
Aprova os pagamentos em “Aprovação” e equilibra a programação de pagamentos em “Programado” com o plano semanal de caixa.
Tesoureiro
Executa as transferências programadas em suas datas, registra-as no módulo Valores Devidos com a referência bancária e move o cartão para “Pago”.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
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