Sistema Completo de Departamento Financeiro

O ano financeiro gira em ciclos mensais pelas cinco colunas: toda operação financeira é registrada como cartão em “Lançamentos” no dia em que ocorre, com seu documento comprobatório; depois avança para “Reconciliação”, onde os saldos são confrontados com extratos bancários e posições de fornecedores e clientes, e as divergências levantadas. Concluídas as reconciliações, os cartões vão para “Revisão”, onde o revisor examina a correção da classificação contábil e a completude dos documentos; depois para “Fechamento”, no encerramento oficial do mês, com bloqueio de alterações retroativas; e, por fim, “Relatório Mensal”, onde os demonstrativos e o resumo do desempenho financeiro são preparados e enviados à diretoria em data fixa do mês seguinte.

O chat é o canal de coordenação diária entre os contadores: dúvida sobre um documento faltante, alerta de divergência que surgiu numa reconciliação bancária ou combinação com outro departamento para obter uma fatura. A regra: qualquer divergência ou observação relevante é documentada no próprio cartão, para que seu rastro permaneça na revisão e na auditoria posterior.

O módulo Valores Devidos gerencia com privacidade todo o dinheiro interno: pequenas despesas, pagamentos a fornecedores, recebimentos de clientes e adiantamentos a funcionários — cada movimento é um lançamento lastreado em documento e vinculado ao seu cartão no quadro. Assim, o diretor financeiro conhece a posição de caixa em tempo real, sem esperar relatório, e o detalhamento dos lançamentos fica restrito a quem tem permissão.

O trabalho flui dos contadores, que lançam o diário e preparam as reconciliações, aos revisores, que examinam e devolvem o que estiver incompleto com uma observação, ao diretor financeiro, que aprova o fechamento, apresenta o relatório mensal à diretoria e responde a suas perguntas sobre os números.