Sistema para cooperativa agrícola
Cooperativas agrícolas e grupos de agricultores que compram fatores de produção e vendem a produção em conjunto.
Compra coletiva de fatores, venda coletiva da produção e distribuição de lucros documentada entre os membros, com total transparência.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
O ciclo da campanha é gerido por inteiro no quadro: começa em «Fatores», reunindo os pedidos dos membros de sementes, fertilizantes e agroquímicos num único pedido de compra coletiva com que se negoceia o preço de grosso; passa depois para «Distribuição», com a repartição das compras pelos membros conforme os seus pedidos e a liquidação das suas quotas. Em «Produção» acompanham-se as campanhas dos membros e estimam-se as quantidades esperadas de cada exploração; em «Venda coletiva» agrega-se a produção e negoceia-se com os grandes compradores com a força do volume; depois «Distribuição de lucros», com o cálculo da parte de cada membro após deduzir os custos operacionais; e a campanha fecha-se em «Relatório», com um demonstrativo final apresentado a todos os membros.
O Fórum é o registo oficial da cooperativa: as decisões de compra coletiva, os preços de venda e as percentagens de distribuição são documentados em tópicos a que todos os membros têm acesso — nenhuma decisão se perde numa chamada ou num grupo de conversação. O Chat serve a coordenação diária rápida: data de chegada de uma remessa de fertilizantes, confirmação da quantidade de um membro antes da venda. Os Recebíveis registam com privacidade a contribuição de cada membro, a sua parte nas vendas e o que lhe foi pago — assim o membro confia que a sua conta está guardada e auditada.
O membro entrega o seu pedido de fatores ao gestor da cooperativa, que os agrega num único cartão de compra; os membros do conselho aprovam o negócio num tópico documentado no Fórum antes da execução. Após a venda coletiva, o tesoureiro calcula as quotas e regista-as nos Recebíveis; depois o relatório da campanha é apresentado no Fórum para conhecimento de todos antes da aprovação.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Gestor da cooperativa
Conduz o ciclo da campanha pelas colunas, reúne e unifica os pedidos dos membros e submete as decisões essenciais ao conselho no Fórum antes da execução.
Membros do conselho de administração
Aprovam os grandes negócios de compra e venda e as percentagens de distribuição de lucros com decisões documentadas no Fórum, e revêm o relatório da campanha antes de ser apresentado aos membros.
Responsável de compras coletivas
Negoceia com os fornecedores de fatores os preços de grosso, acompanha o fornecimento na coluna «Fatores» e depois a distribuição das quantidades pelos membros.
Responsável de vendas coletivas
Estima as quantidades esperadas das campanhas dos membros, negoceia com os grandes compradores e gere a execução da venda na coluna «Venda coletiva».
Tesoureiro
Regista as contribuições e quotas dos membros nos Recebíveis, calcula as quotas após deduzir os custos e prepara os demonstrativos de distribuição antes da aprovação.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Fórum — Discussões documentadas em secções organizadas — decisões e conhecimento que nunca se perdem
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Secções do fórum (5)
- Decisões do conselhoAs decisões aprovadas pelo conselho de administração — compra coletiva, venda, distribuição de lucros — com os seus fundamentos e resultados de votação, referência oficial para todos os membros.
- Negócios de fatoresPropostas dos fornecedores de sementes, fertilizantes e agroquímicos: preços, quantidades e condições, com a discussão dos membros antes de aprovar qualquer negócio.
- Propostas de compradoresPropostas de compra da produção coletiva por comerciantes e empresas, com comparação de preços e condições de entrega e pagamento.
- Assuntos dos membrosPedidos de adesão, esclarecimentos, sugestões e observações operacionais entre os membros e a direção.
- Relatórios das campanhasRelatórios finais das campanhas: quantidades, preços, custos e lucros distribuídos — publicados aqui para conhecimento de todos antes da aprovação.
«Regras de trabalho neste sistema» — Fixado no fórum
1) Todo o pedido de fatores ou venda passa por um cartão no quadro — não há pedidos verbais nem fora do sistema. 2) Nenhuma compra coletiva ou venda coletiva é executada antes de ser aprovada num tópico documentado na secção «Decisões do conselho». 3) Os prazos de registo dos pedidos de fatores são vinculativos; quem se atrasar suporta a diferença de preço, se existir. 4) As contribuições e quotas dos membros são registadas nos Recebíveis de forma contínua e só o gestor e o tesoureiro têm acesso. 5) O relatório da campanha é publicado no Fórum pelo menos uma semana antes da aprovação, para permitir as observações dos membros. 6) O Chat é apenas para coordenação rápida; tudo o que envolva dinheiro ou uma decisão é documentado no Fórum e nos Recebíveis.
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