Sistema de Ativos e Custódia
Equipe que rastreia os ativos da empresa e suas custódias — equipamentos, máquinas, móveis e veículos — do registro à devolução e ao inventário anual.
Cada ativo em um cartão: registro, custódia, manutenção e depreciação até a devolução — e um inventário anual que reconcilia os livros com a realidade, sem sumiços inexplicados.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Todo ativo novo entra como cartão na coluna “Registro” assim que é comprado: tipo, número de série, valor, data de compra e vida útil de depreciação. Ao ser entregue a um funcionário ou departamento, o cartão avança para “Custódia”, assinado pelo recebedor e documentado nele. Durante a vida do ativo, seu cartão vai para “Manutenção” diante de qualquer defeito ou manutenção preventiva, com as faturas; e seu valor contábil é atualizado periodicamente em “Depreciação”, conforme a política aprovada. Quando o usuário não precisa mais do ativo ou sai da empresa, o cartão vai para “Devolução”, onde o ativo é inspecionado, recuperado e tem seu destino decidido — reatribuição, substituição ou baixa; e todos os cartões são reunidos anualmente em “Inventário Anual”, onde os registros são reconciliados com a verificação de campo e as divergências e seus tratamentos são documentados.
O chat coordena o movimento diário: pedido de nova custódia para um funcionário que entrou, aviso de defeito que exige mover o cartão para “Manutenção” ou combinação do recebimento da custódia de um funcionário desligado antes de sua baixa final — nenhum desligamento é concluído sem que os cartões de suas custódias estejam completos em “Devolução”.
O módulo Valores Devidos registra a dimensão financeira de cada ativo com privacidade: valor de compra, depreciação acumulada e valor contábil atual, além dos custos de manutenção no cartão do ativo. No inventário, na venda ou na baixa de um ativo, a operação é lançada na hora — assim o valor contábil no sistema bate com a realidade, e a equipe conhece o custo de ativos e manutenção de cada área em qualquer decisão de renovação.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Responsável por Ativos
Registra os novos ativos como cartões em “Registro”, gerencia a entrega e a recuperação das custódias, atualiza os lançamentos de depreciação no módulo Valores Devidos e lidera o inventário anual.
Usuário da Custódia
Recebe a custódia com assinatura documentada no cartão, avisa sobre defeitos imediatamente pelo chat e devolve a custódia ao deixar de precisar dela ou ao sair da empresa.
Coordenador de Manutenção
Recebe os cartões de “Manutenção” e executa o reparo ou a manutenção preventiva, anexando faturas e relatórios de inspeção ao cartão antes de devolvê-lo ao serviço.
Revisor Financeiro
Reconcilia os registros de ativos com os lançamentos em “Depreciação” e “Inventário Anual” e documenta as divergências do inventário e seu tratamento antes da aprovação.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
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