Sistema para empresa de manutenção de edifícios
Empresas de manutenção de edifícios com contratos periódicos de instalações, ocorrências diárias e equipas técnicas no terreno.
A ocorrência é um cartão da receção à faturação, com tempo de resposta vigiado e manutenção preventiva calendarizada e anunciada aos clientes.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada ocorrência entra como cartão em «Ocorrência», vinda do cliente ou da calendarização da manutenção preventiva, com local, descrição e prioridade documentados. O coordenador de ocorrências encaminha o técnico adequado e o cartão passa para «Diagnóstico», onde o técnico inspeciona a avaria e determina as peças e o custo estimado. Depois «Reparação», após a aprovação do cliente se a reparação estiver fora do contrato; depois «Validação do cliente», para o cliente confirmar a resolução e comentar no cartão; e por fim «Fecho e faturação», com a emissão da fatura ou o desconto da visita no contrato periódico.
O chat coordena a movimentação dos técnicos: o coordenador passa uma morada ou pergunta a um técnico por uma peça na sua viatura, e o técnico envia fotografias do antes e do depois a partir do local. Os anúncios levam aos clientes a calendarização da manutenção preventiva: as datas das próximas visitas periódicas de cada instalação, publicadas com antecedência para os clientes prepararem os seus locais, e qualquer circular oficial sobre alteração de preços de contratos ou horários de trabalho nas épocas festivas.
Os Recebíveis registam os salários dos técnicos e as peças de substituição por ocorrência — a empresa sabe a margem de cada contrato de manutenção individualmente, e um contrato que consome peças e visitas é reorçamentado na renovação com números documentados. O coordenador de ocorrências vigia os cartões de «Ocorrência» e «Diagnóstico» de hora a hora, porque o tempo de resposta é a medida da satisfação nos contratos; qualquer ocorrência urgente passa à frente da fila com uma marca de prioridade clara, visível a todos.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Coordenador de ocorrências
Recebe as ocorrências e distribui-as pelos técnicos conforme a especialidade e a localização, vigia o tempo de resposta nos cartões de «Ocorrência» e «Diagnóstico» e escala as urgências de imediato.
Técnicos de terreno
Diagnosticam as avarias e executam as reparações, anexam ao cartão fotografias do antes e do depois e documentam as peças substituídas para a faturação.
Responsável de contratos
Gere a calendarização da manutenção preventiva e publica as suas datas nos anúncios, acompanha a satisfação dos clientes em «Validação do cliente» e as renovações dos contratos.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema de manutenção»
A partir de hoje, cada ocorrência é um cartão que avança da receção ao fecho e à faturação, e o nosso tempo de resposta é visível a todos no quadro. Comecem por registar as ocorrências de hoje e os contratos de manutenção em vigor, e publiquem nos anúncios o calendário das próximas visitas preventivas para os clientes prepararem as suas instalações.
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