Sistema para empresa de rent-a-car
Empresas de aluguer de viaturas que gerem uma frota, reservas diárias, inspeção de devolução e manutenção.
O estado de cada viatura, momento a momento, de «Pronta» a «Entregue» e à devolução, com alugueres, cauções e multas num só lugar.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada viatura da frota é um cartão permanente que se move pelas colunas consoante o seu estado real. Em «Pronta» está disponível para reserva após concluir a inspeção e a limpeza; passa para «Reservada» quando se confirma a reserva de um cliente com os seus dados, o período de aluguer e o valor; e depois para «Entregue» ao entregar a chave, com um auto de estado que documenta a quilometragem, o nível de combustível e os riscos existentes, com fotografias.
Quando a viatura regressa, o cartão entra em «Devolução» para comparar o estado com o auto de entrega e calcular quilómetros extra ou atraso; depois «Inspeção» para a verificação técnica e a limpeza: se estiver impecável, volta de imediato a «Pronta»; se precisar de trabalho, passa para «Manutenção» e só sai com a aprovação do supervisor da frota. Assim, nunca se reserva uma viatura que não está pronta, porque o seu estado no quadro é a única referência.
O Chat liga a receção, a manutenção e o supervisor da frota: cliente que pede prolongamento, viatura atrasada na devolução, avaria súbita durante o aluguer. Os Recebíveis gerem o dinheiro do negócio com privacidade: alugueres devidos e cobrados, valores de caução e o que é devolvido, multas de trânsito registadas no cliente locatário até as liquidar, e despesas de manutenção de cada viatura — assim a receita de cada viatura surge face ao seu custo real.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Supervisor de frota
Aprova a prontidão das viaturas após inspeção e manutenção, equilibra a distribuição das reservas pela frota e revê a receita de cada viatura nos Recebíveis.
Receção e entrega
Emite as reservas e move os cartões, documenta os autos de entrega e devolução com fotografias e conta-quilómetros, e recebe pedidos de prolongamento.
Técnico de manutenção
Inspeciona as viaturas devolvidas em «Inspeção», executa os cartões de «Manutenção» e documenta reparações e custos no cartão.
Contabilista
Acompanha a cobrança de alugueres e cauções e regista as multas nos locatários, reclamando-as nos Recebíveis.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
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