Sistema para empresa de elevadores e escadas rolantes
Empresas de elevadores e escadas rolantes em instalação, contratos de manutenção e ocorrências de emergência.
A ocorrência de emergência é um cartão rápido da receção ao relatório, com tempo de chegada vigiado e manutenção periódica calendarizada por edifício.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
A ocorrência de emergência é um cartão rápido que entra em «Ocorrência» com os dados do edifício, o tipo de avaria e a existência de pessoas retidas. O coordenador de emergências encaminha o técnico mais próximo e o cartão passa de imediato para «A caminho» — o cliente sabe que o técnico já saiu. Em «Reparação», o técnico documenta a avaria e as peças substituídas com fotografias. Depois «Teste de funcionamento», com o elevador a completar ciclos completos e a verificação dos sistemas de segurança e alarme; depois «Relatório», que resume ao cliente a avaria, a causa, a intervenção e a recomendação preventiva; e por fim «Faturação», ou o desconto no contrato de manutenção em vigor.
O chat é a sala de operações das emergências: o coordenador difunde as ocorrências urgentes e os técnicos respondem com as suas localizações — o mais rápido a chegar fica com a ocorrência. Os anúncios publicam antecipadamente o calendário mensal de manutenção periódica de cada edifício, para proprietários e gestores de facilities se prepararem, e circulares de segurança para os clientes, como os procedimentos a adotar com o elevador durante avarias parciais ou trabalhos de manutenção em curso.
Os Recebíveis registam os salários dos técnicos, as visitas de emergência fora de contrato e as peças de substituição por elevador individualmente — assim aparecem os elevadores que consomem recursos e precisam de modernização, não de reparação, e é sobre esta leitura que se constroem as propostas de modernização aos clientes. O coordenador vigia o tempo de chegada de «Ocorrência» a «A caminho», pois é o primeiro compromisso dos contratos; qualquer ocorrência com pessoas retidas tem prioridade máxima, acima de todos os calendários e compromissos.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Coordenador de emergências
Recebe as ocorrências e distribui-as pelo técnico disponível mais próximo, vigia os tempos de chegada e reparação e comunica com o cliente da receção ao fecho da ocorrência.
Técnicos de terreno
Executam as reparações e documentam avarias e peças com fotografias no cartão, e realizam os testes de segurança em «Teste de funcionamento» antes de sair do local.
Responsável de contratos
Gere o calendário de manutenção periódica e publica-o nos anúncios, prepara os relatórios mensais aos proprietários e acompanha renovações e propostas de modernização.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema de elevadores»
A partir de hoje, cada ocorrência é um cartão que avança da receção ao relatório e à faturação, e o tempo de chegada é visível a todos no quadro. Comecem por registar os contratos de manutenção em vigor e o respetivo calendário periódico, e publiquem nos anúncios as datas deste mês para os proprietários prepararem os edifícios.
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