Sistema de Departamento Pessoal

Toda solicitação que chega de um funcionário é registrada como cartão na coluna “Solicitação”, com seu tipo e anexos: declaração de vínculo, pedido de férias, atualização de dados, declaração de salário. O cartão avança para “Verificação”, onde se confere o atendimento aos requisitos e a completude dos documentos — uma solicitação incompleta volta ao solicitante com uma observação clara no cartão. Após a verificação, segue para “Emissão”, onde a declaração é preparada ou o procedimento executado; depois “Entrega”, ao entregá-lo ao funcionário e registrar o recebimento; e, por fim, “Arquivo”, onde a cópia é guardada no processo do funcionário. Os cartões arquivados alimentam o “Relatório Mensal”, que mostra volumes, tipos de solicitações e tempo médio de conclusão.

O chat é o canal de coordenação dentro da equipe e com os outros departamentos: dúvida sobre um documento faltante, confirmação de dados com um órgão do governo ou alerta a um atendente sobre um pedido urgente. A regra: o status da solicitação é lido na coluna do cartão, não numa pergunta no chat — qualquer funcionário que perguntar sobre seu pedido é encaminhado diretamente ao número do seu cartão.

O trabalho flui assim: o atendente recebe e registra a solicitação; o supervisor de departamento pessoal revisa a coluna “Verificação” diariamente e distribui o que precisa de aprovação superior; após a entrega, o supervisor confere o arquivamento completo antes do fim de cada semana; e então extrai o relatório mensal da coluna “Relatório Mensal” e o envia à diretoria.