Sistema Completo de Departamento de RH
Departamento de RH de uma empresa de 30 a 300 funcionários, que gerencia todo o ciclo de vida do colaborador, do recrutamento ao desligamento.
O ciclo de vida completo do colaborador em um único quadro: recrutamento, integração, desempenho, desenvolvimento, relações trabalhistas e folha — com políticas documentadas e finanças sob privacidade rigorosa.
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É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada funcionário ou processo de pessoal vive em um cartão que atravessa as seis colunas: começa em “Recrutamento”, quando uma vaga é aberta ou um candidato é contratado, com contratos e documentos anexados; depois avança para “Integração”, onde o plano dos primeiros 90 dias e a entrega de ferramentas e acessos são acompanhados. Concluído o período de experiência, o cartão vai para “Desempenho”, onde os ciclos anuais de avaliação são gerenciados; depois “Desenvolvimento”, para planos de crescimento e cursos; diante de qualquer solicitação, infração ou carta, move-se para “Relações”, para ser tratado e documentado; e, por fim, o acompanhamento dos valores mensais se estabelece na coluna “Folha”, onde adicionais e descontos são revisados antes de cada processamento.
O chat é o canal interno do departamento para coordenação rápida: agendar uma entrevista, perguntar sobre um documento, acompanhar uma solicitação parada. O fórum é a referência de políticas: nele são publicados os regulamentos e procedimentos aprovados, e as alterações propostas são discutidas de forma documentada antes da aprovação — nenhuma decisão administrativa fica apenas verbal, perdida com o tempo.
Os comunicados são a voz do departamento para todos os funcionários: circulares oficiais, prazos de solicitação de férias, atualizações de benefícios e divulgação de vagas internas. O módulo Valores Devidos gerencia salários e adicionais com privacidade rigorosa: cada funcionário tem seus lançamentos de salário, adicionais, adiantamentos e descontos, visíveis apenas a quem tem permissão — assim o gerente do departamento conhece o custo total sem expor os detalhes individuais a quem não é da área.
A informação flui assim: o recrutador entrega o novo funcionário ao analista de departamento pessoal movendo o cartão de “Recrutamento” para “Integração”; o analista de desenvolvimento captura o cartão em “Desempenho” e “Desenvolvimento”; e o contador da folha recebe as alterações financeiras confirmadas ao fim de cada mês, antes do fechamento — enquanto o gerente do departamento supervisiona o quadro inteiro em uma revisão semanal.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Gerente de RH
Supervisiona as seis colunas em uma revisão semanal, aprova as políticas no fórum e assina as circulares oficiais antes de publicá-las nos comunicados.
Recrutador
Gerencia a coluna “Recrutamento”: registra as vagas abertas como cartões, coordena as entrevistas pelo chat e entrega os contratados à coluna “Integração” com processos completos.
Analista de Departamento Pessoal
Trata as solicitações e cartas dos funcionários na coluna “Relações”, acompanha os processos de integração até a conclusão e mantém os dados dos funcionários sempre atualizados.
Analista de Desenvolvimento
Constrói os planos de desenvolvimento de cada funcionário na coluna “Desenvolvimento” com base nos resultados de desempenho; coordena os programas de treinamento e documenta seu impacto no cartão.
Contador de Folha de Pagamento
Prepara o processamento mensal na coluna “Folha” e registra salários, adicionais e descontos como lançamentos no módulo Valores Devidos, para cada funcionário, com total privacidade.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Fórum — Discussões documentadas em secções organizadas — decisões e conhecimento que nunca se perdem
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Secções do fórum (4)
- Políticas e RegulamentosOs textos aprovados dos regulamentos de trabalho e procedimentos administrativos; qualquer alteração proposta é discutida aqui antes da aprovação.
- Consultas e Casos de FuncionáriosCasos administrativos recorrentes ou complexos em que o departamento documenta seu parecer e tratamento, como referência para casos semelhantes.
- Melhoria dos Procedimentos do DepartamentoPropostas de melhoria dos mecanismos de recrutamento, integração e avaliação, vindas dos próprios membros do departamento.
- Modelos e Cartas AprovadosOs modelos oficiais de cartas, contratos e planos de integração — uma única versão aprovada, que não se perde entre dispositivos.
«Regras de trabalho neste sistema» — Fixado no fórum
1. Nenhum processo de pessoal fora do sistema: qualquer novo funcionário, solicitação ou ciclo de desempenho é registrado como cartão em sua coluna correta no dia em que surge. 2. Políticas e decisões administrativas são documentadas na seção “Políticas e Regulamentos” do fórum — o chat é só para coordenação diária, e decisões que passam por ele não têm validade. 3. As circulares oficiais aos funcionários saem exclusivamente pelos comunicados, após aprovação do gerente do departamento. 4. Salários, adicionais e descontos são registrados apenas no módulo Valores Devidos; nenhum valor de salário é citado em cartões, chat ou fórum. 5. O cartão só sai de uma coluna depois que os documentos da etapa anterior estão completos e anexados a ele.
Anúncio de boas-vindas: «Boas-vindas ao sistema do Departamento de RH»
A partir de hoje, este sistema é a forma de trabalho do departamento: cada processo de pessoal é um cartão que avança de “Recrutamento” até “Folha”, cada política é documentada no fórum, cada circular sai pelos comunicados e os salários são gerenciados no módulo Valores Devidos, com total privacidade. Primeiro passo: registrem as vagas abertas no momento como cartões na coluna “Recrutamento” e leiam o tópico fixo “Regras de Trabalho” no fórum.
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