Sistema de Despesas de Funcionários
Equipe que processa reembolsos de despesas de funcionários — viagens, transporte, hospedagem e compras — e precisa aplicar a política com justiça e pagar com rapidez.
Da solicitação ao pagamento e ao arquivo: política aplicada sem exceções verbais — e o funcionário acompanha o status do seu reembolso sem perguntar.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
O funcionário envia seu reembolso, que é registrado como cartão na coluna “Reembolso” com recibos, tipo de despesa e data; depois avança para “Análise de Política”, onde o contador de despesas confere a conformidade com a política: teto da categoria, completude dos recibos e vínculo com uma missão de trabalho — o que estiver incompleto volta ao funcionário com observação específica no cartão, não verbalmente. Após a análise, segue para “Aprovação”, com o gestor aprovador do valor conforme sua alçada; depois para “Pagamento”, onde a transferência ou o pagamento em dinheiro é executado e o comprovante anexado; “Arquivo”, onde os documentos são guardados em ordem; e o “Relatório” mensal resume as despesas por tipo e área, e as categorias que mais pressionam a política.
O módulo Valores Devidos é o coração deste sistema: cada funcionário tem uma conta de despesas onde ficam seus reembolsos aprovados, o que foi pago, o que foi recusado e o motivo da recusa — com privacidade: o funcionário vê seus lançamentos e seu gestor vê o total da equipe. Assim desaparecem as perguntas de “onde está meu reembolso”, porque o status está visível no quadro e o rastro financeiro, registrado.
O trabalho flui do funcionário solicitante ao contador de despesas, que examina a política, ao gestor aprovador, que decide em “Aprovação”, ao tesoureiro ou contador que executa o pagamento; depois o cartão é arquivado e entra no relatório mensal, que revela à diretoria os padrões de gasto e as lacunas da política.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Contador de Despesas
Examina os reembolsos em “Análise de Política” com precisão e justiça, devolve o incompleto com observação clara e registra os lançamentos no módulo Valores Devidos diariamente.
Gestor Aprovador
Aprova os reembolsos de sua equipe em “Aprovação”, dentro de sua alçada financeira, e justifica por escrito qualquer exceção no cartão antes de aprová-la.
Tesoureiro (Caixa)
Executa o pagamento aprovado em “Pagamento” com comprovante documentado anexado ao cartão e reconcilia suas despesas diárias antes do fechamento.
Funcionário Solicitante
Envia seu reembolso com os recibos completos dentro do prazo regulamentar e acompanha seu status no quadro, em vez de consultas pessoais.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
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