Sistema para Empresa de Hospitalidade para Eventos
Empresa de hospitalidade que atende congressos e festas corporativas com equipes e equipamentos móveis.
Do briefing do cliente ao desenho da hospitalidade, à preparação e à execução no local, até a avaliação e o faturamento.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada evento começa como cartão na coluna “Briefing”: natureza da ocasião, número de convidados, orçamento, nível de hospitalidade desejado e quaisquer exigências protocolares. Em “Desenho da hospitalidade”, constrói-se a experiência completa — as bebidas, as opções de recepção e doces, a forma de servir e o uniforme da equipe — aprovada pelo cliente por escrito no cartão. Depois “Preparação”: listas de equipamentos e insumos do almoxarifado e designação da equipe e do supervisor. No dia do evento, o cartão vive em “Execução”, com a gestão da hospitalidade no local até o encerramento; depois documenta-se a satisfação do cliente em “Avaliação” e a conta se encerra em “Faturamento”.
No dia do evento, o Chat conecta o local ao almoxarifado: aumento de convidados sobre o número confirmado, pedido protocolar urgente do cliente ou falta de insumos enviada imediatamente, antes que alguém perceba. Os Anúncios são do gerente de eventos: os eventos da semana e a distribuição de equipes e supervisores, atualizações dos pacotes de hospitalidade e instruções oficiais de uniforme e protocolo da empresa.
O módulo Contas a Pagar e Receber administra o sinal do cliente e os saldos após o evento, os pagamentos da equipe temporária de cada evento e as compras de insumos atribuídas a cada ocasião. A lucratividade de cada evento aparece isolada antes do fechamento do mês, e o proprietário sabe em quais tipos de evento vale a pena concentrar esforços.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Gerente de Eventos
Recebe e negocia os grandes eventos, aprova os desenhos de hospitalidade com os clientes, distribui as equipes nos Anúncios e revisa a lucratividade de cada evento após o faturamento.
Coordenador de Briefing e Clientes
Recebe o “Briefing” do cliente e o documenta com precisão no cartão, acompanha a aprovação do desenho e permanece o ponto de contato com o cliente até o dia do evento.
Supervisores de Hospitalidade
Lideram a equipe na “Execução” no dia do evento, gerenciam o protocolo no local e resolvem emergências em coordenação com o almoxarifado pelo Chat.
Responsável pela Preparação e Almoxarifado
Prepara equipamentos e insumos em “Preparação” conforme a lista de cada evento, recebe e confere as devoluções depois e atualiza os saldos do almoxarifado em tempo real.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Anúncio de boas-vindas: «Boas-vindas ao sistema de hospitalidade para eventos»
Cada evento nosso é um cartão de “Briefing” até “Faturamento”: o desenho aprovado da hospitalidade, as listas de preparação e a distribuição da equipe, tudo documentado nele. No dia do evento, o Chat é a linha direta entre o local e o almoxarifado, e a distribuição das equipes é anunciada aqui. Comecem registrando os eventos deste mês.
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