Sistema de gestão de seguros da empresa

Cada apólice de seguro — sobre um edifício, uma frota, equipamentos ou responsabilidade civil — entra como cartão na coluna «Apólice», com o texto da apólice anexado, os dados da seguradora, o capital seguro, o prémio anual e a data de fim. O cartão passa para «Acompanhamento» durante toda a vigência: qualquer alteração nos ativos seguros (entrada de uma viatura ou saída de um equipamento) documenta-se no cartão e comunica-se à seguradora. Sessenta dias antes do fim, o cartão passa para «Renovação», para negociar a renovação ou abrir concurso a outras seguradoras. Quando ocorre um evento coberto, abre-se um cartão de «Sinistro» que documenta o ocorrido, os documentos exigidos e as fases do processo até ao pagamento da indemnização. Periodicamente, as apólices encerram-se em «Relatório» e todas passam anualmente por «Revisão de cobertura», para garantir que os capitais seguros continuam a acompanhar o valor dos ativos.

O Chat serve para a coordenação rápida: primeiro aviso de um acidente com uma viatura, pergunta ao mediador de seguros sobre um documento em falta num sinistro, ou alerta de fim próximo de uma apólice. As decisões de renovação e de transferência entre seguradoras documentam-se no cartão, com as justificações — por que renovámos ou por que mudámos.

Os Recebíveis acompanham o dinheiro dos seguros: os prémios devidos pela empresa em cada apólice registam-se com as respetivas datas, para nenhuma cobertura cair por prémio em atraso, e as indemnizações que nos são devidas dos sinistros ficam em aberto até à receção efetiva. As Finanças e o gestor de seguros veem o quadro completo: o que pagamos e o que devemos receber.

O gestor de seguros revê «Renovação» todas as semanas — nenhuma apólice se aproxima do fim sem decisão; as Finanças acompanham os prémios devidos em «Acompanhamento»; e o Jurídico recebe os sinistros bloqueados ou as coberturas recusadas. Na «Revisão de cobertura» anual reúnem-se os três: os ativos acrescentados este ano estão de facto segurados? Os capitais acompanham os preços? As decisões refletem-se em cartões de atualização sobre as apólices em causa.