Sistema para os armazéns da empresa
Equipas de armazém que gerem o inventário, os bens à guarda dos colaboradores, as saídas para os departamentos e o inventário periódico.
O movimento completo do stock, da receção ao inventário, com bens à guarda documentados e saldos reconciliados, sem livros em papel.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada remessa recebida entra como cartão na coluna «Receção», com os dados do fornecedor, o número da ordem de compra e o auto de receção; depois passa para «Inspeção», onde o inspetor verifica a quantidade, a qualidade e a conformidade com as especificações e documenta o resultado no cartão — aceite ou rejeitado, com o motivo. O que é aceite passa para «Armazenamento», com a localização (corredor e prateleira) indicada na descrição do cartão; os pedidos de saída dos departamentos são geridos em cartões na coluna «Saída», com a entidade requisitante, a quantidade e a finalidade; os cartões do inventário periódico ficam em «Inventário» até a reconciliação estar completa; e por fim encerram-se em «Relatório», com um resumo do movimento.
O Chat é o canal de coordenação rápida com os departamentos: uma pergunta sobre o saldo de um artigo antes de apresentar um pedido de saída, um aviso de saída urgente que precisa de aprovação excecional, ou a coordenação da data de inventário com o representante do departamento. Não há decisões no Chat — qualquer acerto de inventário ou abate de material danificado documenta-se no próprio cartão do inventário.
Os Recebíveis gerem os bens à guarda com privacidade: tudo o que é entregue a um colaborador sob a sua guarda (ferramentas, equipamentos, farda de trabalho) é registado em seu nome nos Recebíveis — o responsável do armazém e o próprio colaborador sabem exatamente o que está à sua guarda, e o acerto faz-se na devolução ou no fim do contrato. Registam-se também os valores do material danificado abatido após o inventário, para que a responsabilidade pelos danos seja clara.
O responsável do armazém abre o quadro de manhã e vê as remessas esperadas em «Receção» e os pedidos de saída pendentes; os responsáveis de saídas executam os pedidos e movem os cartões; e o inspetor só deixa passar o que está conforme. O inventário periódico é planeado com um cartão uma semana antes e executado com a participação de um representante do departamento envolvido; qualquer diferença entre o registado e o físico documenta-se no cartão e é tratada antes do encerramento em «Relatório».
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Responsável do armazém
Supervisiona todo o quadro: recebe as remessas em «Receção», define as localizações de armazenamento e revê os saldos dos artigos, reconciliando-os no inventário.
Responsáveis de saídas
Executam os pedidos de saída da coluna «Saída» após verificar a aprovação, entregam os bens à guarda e registam-nos nos Recebíveis em nome do colaborador recetor.
Inspetor de receção
Inspeciona as entradas na coluna «Inspeção» quanto a quantidade e qualidade e documenta a aceitação ou a rejeição, com o motivo, no cartão, antes de autorizar o armazenamento.
Coordenador de inventário
Planeia o inventário periódico e gere os cartões de «Inventário» com os representantes dos departamentos; documenta as diferenças e o seu tratamento até ao encerramento em «Relatório».
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
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