Sistema completo para o departamento de compras

Cada pedido de compra entra no sistema como cartão na coluna «Pedido», com os dados do artigo, a quantidade, as especificações técnicas, o departamento requisitante e a data de necessidade. O comprador assume o cartão e move-o para «Propostas», onde reúne pelo menos três propostas de fornecedores e as carrega como anexos no cartão, com um quadro comparativo resumido. Com as propostas completas, o cartão passa para «Aprovação», junto do gestor de compras, que pondera preço, qualidade e fiabilidade e aprova a proposta mais adequada; depois passa para «Compra», para emitir a ordem de compra e enviá-la ao fornecedor. Quando a remessa chega, o cartão passa para «Receção», onde se anexa o auto de receção e a verificação de conformidade; depois «Pagamento», até as Finanças liquidarem a fatura após uma reconciliação tripla entre ordem de compra, receção e fatura; e por fim o cartão fica em «Avaliação do fornecedor», onde se avalia o desempenho do fornecedor neste negócio.

O Chat é o canal de coordenação diária: uma dúvida do comprador sobre uma especificação pouco clara no pedido de um departamento, ou um seguimento rápido com o fornecedor sobre a data de entrega. Já as decisões de escolha de fornecedores com impacto de longo prazo não ficam no Chat — documentam-se no Fórum, sobretudo nos grandes negócios, em que qualquer auditor deve poder saber mais tarde por que escolhemos este fornecedor e não outro.

O Fórum dedica as suas secções à avaliação de fornecedores e à documentação das decisões de aprovação: cada fornecedor tem um tópico permanente onde se acumulam as avaliações da equipa ao longo de sucessivos negócios — a experiência coletiva torna-se memória institucional, que não se perde com a saída de um colaborador. Os Recebíveis gerem o dinheiro com os fornecedores com privacidade: os adiantamentos e os valores em dívida de cada fornecedor só são visíveis para quem tem permissão e são reconciliados com os cartões de «Pagamento» antes de qualquer desembolso.

O fluxo de informação é claro: o departamento requisitante apresenta o pedido e não intervém depois na negociação; o comprador gere o cartão até «Compra»; o coordenador de receção documenta a chegada; e as Finanças fecham o ciclo em «Pagamento». O gestor de compras revê o quadro completo todas as semanas: cartões parados em «Propostas» há mais de uma semana, pedidos sem aprovação e fornecedores que ultrapassaram os prazos — e decide com base num só quadro, não em relatórios dispersos.