Sistema de gestão de contratos com fornecedores

Cada contrato com um fornecedor entra no sistema como cartão na coluna «Contrato», com o texto assinado anexado, os dados do fornecedor, o valor e a duração; depois passa para «Cláusulas», onde se extraem as obrigações essenciais — níveis de serviço, penalizações por atraso, prazos de entrega — e se registam tarefas de acompanhamento no cartão, com datas de vencimento. Depois o cartão fica em «Desempenho» durante toda a vigência: cada incumprimento ou obrigação cumprida é documentado com a respetiva data. Noventa dias antes do fim do contrato, o cartão passa para «Renovação», para negociar a prorrogação, ou para «Substituição», se decidirmos abrir novo concurso; por fim encerra-se em «Relatório», com uma avaliação global do contrato e do fornecedor.

O Chat serve para a coordenação rápida entre o gestor de contratos, as Compras e o Jurídico: uma dúvida sobre a interpretação de uma cláusula, um alerta de renovação próxima, ou a coordenação de uma reunião com um fornecedor em incumprimento. As decisões — como aplicar ou dispensar uma penalização — documentam-se no próprio cartão do contrato, com a justificação, para não se perderem nas conversas.

Os Recebíveis acompanham o dinheiro ligado aos contratos: os adiantamentos à assinatura, os pagamentos periódicos devidos ao fornecedor e as penalizações aplicadas, registadas a crédito da empresa. Só o gestor de contratos e as Finanças têm acesso — assim a situação financeira de cada contrato se mantém atualizada sem recorrer a ficheiros separados.

O gestor de contratos abre a coluna «Desempenho» todas as semanas e revê as obrigações vencidas; o Jurídico revê os novos cartões de «Cláusulas» e valida a extração das obrigações; e as Compras preparam-se para os cartões de «Substituição» com antecedência suficiente para lançar o concurso alternativo. Assim, nenhum contrato de fraco desempenho se renova automaticamente e nenhum contrato importante termina sem alternativa pronta.