Sistema para estúdio de design gráfico
Estúdios de design gráfico com clientes recorrentes em identidades visuais, campanhas e conteúdo visual.
O pedido de design do briefing à faturação, com os ativos dos clientes guardados e rondas de revisão disciplinadas por uma política clara.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada pedido é um cartão que começa em «Briefing», documentando o pedido do cliente: a identidade, o público, as referências, os formatos e as extensões exigidas. Segue para «Conceitos», onde os designers apresentam duas ou três direções à escolha. Escolhida pelo cliente, o cartão entra em «Desenvolvimento» para produzir o design completo em todos os formatos. Depois «Revisão do cliente», onde a minuta é enviada e a resposta do cliente fica registada no cartão — observação específica ou aprovação — voltando a «Desenvolvimento» com as alterações ou avançando para «Entrega» com os ficheiros finais editáveis e de impressão. Por fim «Faturação», após a receção pelo cliente.
O fórum guarda os ativos de cada cliente: manuais de identidade, tipos de letra, cores, ficheiros-fonte e o histórico de observações sobre o seu gosto — nenhum designer começa do zero um projeto novo para um cliente antigo, nem repete o que este já recusou. O chat é para a coordenação diária: uma dúvida sobre um briefing incompleto, o agendamento da apresentação de conceitos, ou o pedido de um logótipo num formato em falta nos ativos do cliente.
Os anúncios trazem as circulares oficiais do estúdio: a política do número de rondas de revisão acordadas, o procedimento de entrega final e o preçário de trabalhos adicionais fora do briefing. Os Recebíveis registam as tranches dos projetos — uma tranche inicial antes de «Conceitos» e a tranche final na «Entrega» — e os ficheiros editáveis só são entregues após liquidada a tranche final. Assim o sistema protege o direito do estúdio sem perseguições financeiras manuais.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Diretor criativo
Aprova os conceitos antes de serem apresentados ao cliente, decide as divergências de design e revê diariamente os cartões de «Revisão do cliente» para garantir resposta rápida às observações.
Designers
Produzem os conceitos, desenvolvem os designs e executam as rondas de revisão, anexando as versões ao cartão com os números de versão.
Gestor de contas
Recebe o briefing dos clientes e documenta-o, comunica com eles nas rondas de revisão e prepara os ficheiros de entrega e as faturas no fecho.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Fórum — Discussões documentadas em secções organizadas — decisões e conhecimento que nunca se perdem
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Secções do fórum (4)
- Ativos dos clientesManuais de identidade, tipos de letra, cores e ficheiros-fonte de cada cliente — sempre atualizados na versão mais recente.
- Observações e gostos dos clientesO que cada cliente gosta e o que rejeita em direções e estilos — leitura obrigatória antes de qualquer projeto para esse cliente.
- Referências e inspiraçãoTrabalhos de excelência e referências de design partilhadas pela equipa, com as respetivas fontes.
- Técnicas e ferramentasNovidades dos programas de design, os seus plugins e atalhos que aceleram a produção.
«Regras de trabalho neste sistema» — Fixado no fórum
1. Nenhum design sem briefing documentado: cada pedido é registado como cartão com briefing completo antes de começar. 2. Nenhum conceito é apresentado ao cliente sem aprovação do diretor criativo. 3. As versões são anexadas ao cartão com números de versão e nunca enviadas por fora. 4. Os ativos e as observações dos clientes são atualizados no fórum após cada entrega. 5. As rondas de revisão contam-se conforme a política publicada do estúdio, e os ficheiros editáveis só são entregues após liquidada a tranche final nos Recebíveis.
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema de design»
A partir de hoje, cada pedido é um cartão que avança do briefing à faturação, e os ativos e observações de cada cliente ficam guardados no fórum para qualquer designer começar onde o anterior parou. Comecem por registar os pedidos em curso e carregar os ativos dos vossos clientes na secção «Ativos dos clientes»; quem tiver dúvidas encontra o método de trabalho no tópico «Regras de trabalho» fixado.
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