Sistema para gabinete de serviços de imigração e vistos
Gabinetes de serviços de imigração e vistos que tratam de vistos de trabalho e de visita e autorizações de residência para os seus clientes.
Cada processo é um cartão dos documentos à entrega, com acompanhamento diário das entidades e alertas imediatos quando a lei muda.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada processo é um cartão que começa em «Documentos do cliente», com a receção de passaportes, qualificações e cartas exigidas e a verificação da sua completude e validade. Segue para «Submissão», onde o gestor acreditado prepara o pedido e o entrega à entidade competente pelos canais oficiais. O cartão fica em «Em processamento» com acompanhamento diário do estado do pedido, documentando qualquer notificação ou pedido de complemento da entidade logo que chega. Quando sai o resultado, passa para «Decisão» — aprovação, complemento ou recusa com o respetivo motivo — e por fim «Entrega», com a entrega do visto ou da autorização de residência ao cliente e o encerramento do processo.
O chat é para coordenação interna rápida: avisar um responsável de acompanhamento de uma resposta chegada da entidade, ou pedir um documento em falta a um cliente antes da data de submissão. Os anúncios são a voz do gabinete para os seus clientes: qualquer alteração nas regras de vistos, residências ou taxas é publicada de imediato com o seu impacto prático nos processos em curso e novos — o cliente conhece a sua situação sem esperar por um telefonema, e são estes alertas que constroem a confiança no gabinete.
Os Recebíveis separam com rigor as taxas governamentais pagas em nome do cliente dos honorários do gabinete, e registam o que o cliente pagou e o que falta em cada processo individualmente. O gestor acreditado revê diariamente os cartões «Em processamento» para detetar processos que excederam os prazos habituais e incumbe os responsáveis de contactar as entidades — nenhum processo se perde entre departamentos da entidade, e nenhuma taxa fica por pagar atrasando um processo pronto.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Gestor acreditado
Submete os pedidos às entidades na sua qualidade acreditada, revê a completude dos processos antes da submissão e decide os processos em «Decisão», orientando o complemento ou a reclamação.
Responsáveis de acompanhamento
Movem os cartões entre colunas, acompanham diariamente o estado dos pedidos em «Em processamento» e atualizam os cartões com qualquer resposta das entidades logo que chega.
Rececionista de documentos
Recebe os documentos dos clientes e verifica a sua completude em «Documentos do cliente», contacta-os para completar falhas e trata da entrega final em «Entrega».
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema de processos»
A partir de hoje, cada processo é um cartão que avança dos documentos à entrega, cada resposta da entidade é documentada no cartão logo que chega, e cada alteração legal é publicada nos anúncios para os nossos clientes a verem. Primeiro passo: registem os processos em curso e atualizem já os seus estados reais nas colunas.
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