Sistema de logística interna

Cada necessidade de transporte entre dois locais entra como cartão na coluna «Pedido», com a entidade requisitante, os locais de carga e de entrega, a natureza dos bens e a data de necessidade. O coordenador de logística assume o cartão e move-o para «Agendamento», onde define o veículo, o motorista e o percurso e pondera os pedidos próximos para os agrupar numa só viagem. Em «Execução», o motorista documenta a carga com fotografias e atualiza o estado da viagem; à chegada, o cartão passa para «Entrega», onde o recetor assina o auto de receção após inspecionar os bens. Depois o cartão passa por «Custo», para registar combustível e o custo da viagem, e encerra-se em «Relatório», com um resumo mensal do movimento de transporte entre locais.

O Chat é a artéria viva da coordenação: o motorista reporta um atraso na estrada ou uma avaria no veículo, a entidade requisitante pergunta pela hora de chegada e o coordenador reagenda uma viagem urgente. Qualquer mudança de hora ou percurso atualiza-se de imediato no cartão, para a entidade requisitante não depender de informação desatualizada da conversa.

Os Recebíveis acompanham o dinheiro da operação: o custo de cada viagem regista-se no cartão e os adiantamentos entregues aos motoristas para combustível e despesas registam-se em seu nome nos Recebíveis e acertam-se após cada viagem com os talões. Assim, o coordenador conhece o custo efetivo do transporte de cada material e de cada local, e qualquer excesso de despesa aparece de imediato.

A entidade requisitante apresenta o pedido e não coordena diretamente com o motorista — o coordenador é o único ponto de contacto, para não haver instruções contraditórias. Os motoristas atualizam os cartões de «Execução» em tempo real e o recetor no local assina a «Entrega» depois da inspeção, nunca antes. O coordenador revê o «Relatório» mensalmente: vê o volume de transporte entre cada par de locais e o seu custo e propõe o que se deve agrupar ou subcontratar a um transportador externo.