Sistema para gabinete de propriedade intelectual
Gabinetes de propriedade intelectual e mandatários de registo de marcas e patentes, local e internacionalmente.
O processo da marca da pesquisa inicial à renovação, com prazos rígidos acompanhados e alertas de renovação que nunca falham o cliente.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada processo de marca ou patente é um cartão que começa em «Pesquisa», com a busca inicial de marcas semelhantes e a avaliação da registabilidade antes de prometer um resultado ao cliente. Segue para «Depósito», onde o mandatário acreditado prepara o pedido e o deposita na Autoridade Saudita da Propriedade Intelectual ou nas entidades internacionais, conforme o âmbito. O cartão fica em «Acompanhamento do exame» durante o exame da entidade, documentando objeções ou pedidos de complemento e respondendo-lhes dentro dos prazos. Depois «Publicação», durante o período de publicação e oposição; depois «Registo», quando sai o certificado; e por fim «Renovação», onde os direitos ficam acompanhados até às datas de renovação, anos depois.
O chat é para a coordenação diária: avisar um responsável de processos de uma carta recebida da autoridade, ou pedir um documento a um cliente antes de um prazo de resposta. Os anúncios são o canal do gabinete com os seus clientes: alertas das próximas datas de renovação e avisos de proximidade do fim da proteção, e qualquer alteração de taxas ou procedimentos publicada de imediato com o seu impacto prático — o cliente conhece sempre a situação dos seus direitos sem precisar de perguntar.
Os Recebíveis separam as taxas oficiais pagas em nome do cliente dos honorários da mandataria, e registam os vencimentos futuros de renovação para não se perderem com os anos. Os responsáveis de processos movem os cartões a cada carta da entidade, e o mandatário acreditado revê semanalmente os cartões de «Acompanhamento do exame» e «Renovação» — os prazos de resposta e renovação são rígidos e não admitem adiamento. Um único processo com prazo falhado significa um direito perdido para o cliente e uma confiança abalada para o gabinete.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Mandatário acreditado
Deposita os pedidos e responde às objeções na sua qualidade acreditada, aprova os resultados da pesquisa inicial antes de prometer ao cliente e revê semanalmente os processos de prazos rígidos.
Responsáveis de processos
Realizam a pesquisa inicial em «Pesquisa», preparam os documentos de depósito e atualizam os cartões com cada carta da entidade logo que chega.
Coordenador de renovações
Vigia as datas de «Renovação» e as proteções em vigor, contacta os clientes antes do fim dos prazos e publica os alertas de vencimento nos anúncios.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema de propriedade intelectual»
A partir de hoje, cada processo é um cartão que avança da pesquisa à renovação, cada carta da entidade é documentada no cartão com o seu prazo, e cada data de renovação é anunciada com antecedência suficiente. Primeiro passo: registem os processos em curso, atualizem as suas fases reais e revejam as renovações que vencem este trimestre.
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