Sistema de Compras de TI

Toda compra começa com um cartão em “Solicitação”, onde ficam a necessidade da área solicitante, as especificações exigidas, a quantidade e a justificativa. O cartão avança para “Cotações”, onde o responsável de compras reúne as propostas dos fornecedores e as compara técnica e financeiramente no próprio cartão; depois, para “Aprovação”, com o aceite do gerente do departamento e do financeiro. Após a aprovação, segue para “Compra”, para emitir a ordem de compra e acompanhar o fornecimento; “Recebimento”, onde o entregue é inspecionado, confrontado com o pedido e entregue à área beneficiada. Equipamentos e licenças recebidos são registrados em “Inventário”, para que a empresa saiba o que possui e onde está cada item; e assinaturas e licenças são acompanhadas em “Renovação”, com suas datas de expiração — para que nenhum serviço seja interrompido de repente.

O chat é para a coordenação rápida: dúvidas de disponibilidade e especificações com as áreas solicitantes, acompanhamento de prazos de entrega e combinação de recebimento e conferência. O módulo Valores Devidos é o livro financeiro do departamento: o valor de cada cotação, ordem de compra e fatura de assinatura é registrado em seu cartão com privacidade — assim o departamento conhece seus compromissos futuros e as despesas anuais de licenças sem recorrer aos livros do financeiro nem esperar seus demonstrativos.

A área solicitante envia sua necessidade documentada; o responsável de compras reúne as cotações e sobe sua recomendação; e o gerente do departamento aprova as especificações técnicas antes de apresentá-las ao financeiro. Após o recebimento, o responsável atualiza o inventário continuamente, e os alertas de “Renovação” antecedem o vencimento das licenças com tempo suficiente para pedir nova aprovação — nenhum serviço para e nenhuma multa por atraso é paga.