Sistema para empresa de alojamento de trabalhadores
Proprietários e operadores de alojamento de trabalhadores com capacidade para centenas de camas e contratos de operação com empresas.
Ocupação de camas, serviços diários, manutenção e faturação às empresas num único quadro que gere o alojamento como uma operação hoteleira simplificada.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
O percurso começa em «Registo», onde se registam as empresas contratadas e os respetivos trabalhadores com os seus dados oficiais. Depois, o residente passa para «Ocupação», com a sua atribuição a um quarto e uma cama específicos — a taxa de ocupação aparece em tempo real. Ao longo da estadia, os pedidos dos residentes e das empresas são geridos em «Serviços» — mudança de quarto ou pedido adicional — e o cartão da unidade ou da instalação passa para «Manutenção» perante qualquer avaria, até à reparação. No fim de cada período, os números de residentes, dias de ocupação e serviços adicionais são reunidos em «Faturação a empresas», para emitir as faturas de cada empresa contratada.
Os Recebíveis gerem a relação financeira com as empresas: a fatura de cada empresa pelo número de camas e dias de ocupação, o que foi pago e o que está em atraso, e as despesas de operação em limpeza, manutenção e materiais — o rendimento líquido do alojamento aparece com clareza. O chat é o canal da operação diária: uma avaria reportada por um supervisor de piso, um pedido de uma empresa para ajustar o número de trabalhadores, ou um aviso a um residente infrator — coordenações rápidas que não precisam de registo longo.
O gestor do alojamento vigia a ocupação e aprova as faturas antes do envio; os supervisores de serviços distribuem as tarefas de limpeza e apoio, recebem as ocorrências do chat e movem os cartões de «Serviços» e «Manutenção»; e o contabilista de faturação reúne os dados de ocupação no fim de cada período, emite as faturas e lança os pagamentos nos Recebíveis. Com esta distribuição, o operador sabe todas as manhãs: quantas camas ocupadas, quantas ocorrências abertas e quantas faturas por pagar.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Gestor do alojamento
Supervisiona a ocupação global e o nível de serviço, aprova as faturas das empresas antes do envio e acompanha as ocorrências atrasadas em «Manutenção».
Supervisores de serviços
Distribuem as tarefas diárias de limpeza e serviços pelos pisos, recebem as ocorrências dos residentes do chat e movem os cartões de «Serviços» e «Manutenção» até ao fecho.
Coordenador de registo
Regista as empresas e os novos residentes com os seus dados oficiais, gere a atribuição de camas em «Ocupação» e atualiza os cartões à saída de qualquer residente.
Contabilista de faturação
Reúne os números de ocupação e os serviços adicionais no fim de cada período, emite as faturas das empresas em «Faturação a empresas» e lança pagamentos e atrasos nos Recebíveis.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
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