Sistema para associação de proprietários de um condomínio
Associações de proprietários de condomínios residenciais e comerciais com serviços comuns e quotas periódicas.
A operação diária do condomínio, as quotas da associação e as deliberações da assembleia num único sistema que protege os direitos dos proprietários e documenta as votações.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
As tarefas da associação distribuem-se por cinco colunas: «Operação diária», para os trabalhos correntes de vigilância, limpeza e funcionamento; «Manutenção programada», para os trabalhos de elevadores, bombas e sistemas nas suas datas periódicas; «Quotas», para acompanhar a emissão das quotas periódicas e a sua cobrança aos proprietários; «Deliberações da assembleia», para os assuntos elevados à assembleia geral, como orçamentos e grandes contratos; e «Execução», para o que a assembleia deliberou e está a ser executado no terreno. O cartão passa de coluna em coluna à medida que a sua fase se conclui — uma deliberação aprovada em «Deliberações da assembleia» transforma-se num cartão executivo com responsável e prazo.
Os Recebíveis guardam a privacidade financeira dos proprietários: a quota de cada fração, o que o seu proprietário pagou e o que falta, e as despesas da associação em salários e contratos de manutenção — visíveis apenas ao gestor da associação e ao seu contabilista. O fórum é a praça da democracia interna: cada assunto que exige votação é colocado na secção de votações com os seus fundamentos e custo, e a deliberação da assembleia é documentada em definitivo, sem se perder no chat. O chat serve para a coordenação rápida entre gestor, comissão e empreiteiros; os anúncios são o canal oficial da associação para os proprietários: convocatórias de reuniões, avisos de manutenção e cortes de água programados.
O gestor da associação opera o quadro diariamente e move os cartões; a comissão de proprietários revê e aprova o que excede os seus poderes; e o contabilista de quotas gere a coluna «Quotas», lança os pagamentos nos Recebíveis e persegue os atrasados com cartas oficiais. A cada trimestre, os mapas de receita e despesa são emitidos a partir dos Recebíveis e apresentados à assembleia — o proprietário vê para onde foram as suas quotas, e essa transparência é a essência do trabalho da associação.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Gestor da associação
Opera o quadro diariamente: distribui as tarefas de operação e manutenção, move os cartões entre colunas e executa as deliberações aprovadas da assembleia na coluna «Execução».
Comissão de proprietários
Revê os orçamentos e os grandes contratos, submete os assuntos à votação no fórum e documenta as deliberações da assembleia e as atas das suas reuniões.
Contabilista de quotas
Emite as quotas periódicas e lança o pagamento de cada proprietário nos Recebíveis, acompanha os atrasados e prepara os mapas trimestrais de receita e despesa.
Supervisor de manutenção e operação
Executa no terreno os trabalhos de «Operação diária» e «Manutenção programada», recebe as ocorrências dos proprietários do chat e fecha os respetivos cartões após a conclusão.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Fórum — Discussões documentadas em secções organizadas — decisões e conhecimento que nunca se perdem
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Secções do fórum (5)
- Votações e deliberações da assembleiaCada assunto que exige deliberação é colocado aqui com o seu custo e fundamentos, e o resultado da votação e a deliberação final são documentados no próprio tópico.
- Propostas de fornecedores e empreiteirosComparação de propostas dos grandes contratos de manutenção e operação antes de serem apresentadas à assembleia — preços, garantias e trabalhos anteriores.
- Serviços comunsDiscussão do nível de limpeza, vigilância e operação diária, e propostas de melhoria com os atuais ou novos prestadores.
- Observações e queixas dos proprietáriosObservações não urgentes dos proprietários sobre as áreas comuns e os serviços — as aceites transformam-se em cartões no quadro.
- Desenvolvimento do condomínioIdeias para melhorar as áreas comuns e aumentar o valor do condomínio: zonas de estar exteriores, sinalética, renovação de entradas e semelhantes.
«Regras de trabalho neste sistema» — Fixado no fórum
1. Cada tarefa de operação ou manutenção tem um cartão no quadro com responsável e prazo — nada se faz de viva-voz. 2. Nenhuma despesa acima do limite de poderes do gestor é executada sem deliberação documentada na secção «Votações e deliberações da assembleia». 3. As quotas e as contas dos proprietários ficam apenas nos Recebíveis, visíveis somente ao gestor e ao contabilista. 4. O resultado de cada votação é registado no respetivo tópico do fórum no dia da deliberação, e é criado um cartão em «Execução». 5. Os avisos oficiais aos proprietários são publicados nos anúncios — o chat não chega. 6. Os atrasados no pagamento são contactados por cartas oficiais graduais, documentadas no cartão da sua fração.
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema da associação»
Este sistema é, a partir de hoje, a forma de trabalhar da associação: operação e manutenção em cartões no quadro, quotas dos proprietários nos Recebíveis com total privacidade, e cada decisão que exige voto da assembleia colocada e documentada no fórum. Primeiro passo: rever o mapa atual de quotas e registar os contratos de operação em vigor. As convocatórias de reuniões e os avisos oficiais aos proprietários são publicados neste canal.
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