Sistema integrado para empresa de gestão de imóveis
Gestores de imóveis que operam carteiras de vários proprietários: arrendamento, manutenção e cobrança.
Cada fração é um dossiê vivo que se move da vagatura ao arrendamento, cobrança e renovação, com manutenção e despesas acompanhadas por imóvel.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada fração da carteira é gerida num cartão que percorre o seu ciclo completo: começa em «Vaga» quando fica livre, passa para «Em oferta» logo que é anunciada e se começam a receber visitas, e depois para «Arrendada» assim que o contrato é assinado e a chave entregue. Durante a vigência do contrato, o cartão passa por «Manutenção» sempre que chega uma ocorrência, voltando a «Arrendada» após a reparação. Noventa dias antes do fim do contrato, passa para «Renovação», para negociar com o inquilino — e volta a arrendada com novo contrato, ou passa para «Desocupação», para receber e inspecionar a fração e devolvê-la ao estado de vaga.
Os Recebíveis são o livro financeiro da carteira: as rendas mensais devidas em cada contrato, o que foi cobrado e o que está em atraso, e as despesas de manutenção e comissões lançadas no imóvel a que dizem respeito — o gestor da carteira conhece o rendimento líquido e a taxa de cobrança de cada imóvel sem recorrer aos livros do proprietário. O chat é o canal rápido das ocorrências: uma fuga reportada por um inquilino ou o agendamento de uma visita; os anúncios servem para os avisos oficiais aos inquilinos, como datas de pagamento, trabalhos gerais de manutenção e notificações de desocupação.
O trabalho das três funções integra-se no mesmo cartão: o agente de arrendamento move a fração de «Em oferta» para «Arrendada» e regista os dados do inquilino; o contabilista de cobranças vigia a coluna «Arrendada», lança os pagamentos nos Recebíveis e alerta sobre os atrasados; e o coordenador de manutenção recebe as ocorrências do chat e abre um cartão em «Manutenção» até ao seu fecho. O gestor da carteira consulta o quadro de manhã e fica a saber, num só relance, a ocupação, os atrasos e as ocorrências abertas, e entrega mensalmente a cada proprietário um relatório sobre o seu imóvel.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Gestor da carteira
Supervisiona todo o quadro e as taxas de ocupação e cobrança, aprova os novos contratos de arrendamento e entrega aos proprietários os relatórios mensais sobre o desempenho dos seus imóveis.
Agente de arrendamento
Gere as frações nas colunas «Vaga» e «Em oferta»: coordena as visitas, negoceia com os inquilinos e move o cartão para «Arrendada» após a assinatura do contrato e a entrega.
Coordenador de manutenção
Recebe as ocorrências do chat e abre os respetivos cartões em «Manutenção», distribui os técnicos e acompanha a reparação até fechar o cartão e repor o estado da fração.
Contabilista de cobranças
Lança as rendas devidas e cobradas nos Recebíveis por imóvel, acompanha os atrasados e escala as reclamações, e regista as despesas de manutenção nos respetivos imóveis.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema de gestão da carteira»
A partir de hoje, cada fração que gerimos é um cartão neste quadro, que se move de «Vaga» até «Renovação» ou «Desocupação», e cada rial que entra ou sai é lançado nos Recebíveis no respetivo imóvel. Primeiro passo: registem as frações vagas e os contratos em vigor por completo durante esta semana, até a imagem ficar completa. As ocorrências urgentes dos inquilinos vão no chat; os avisos oficiais para eles são publicados aqui, nos anúncios.
Sistemas semelhantes a este
Pronto? Seu primeiro projeto está a dois minutos
Crie seu espaço gratuito agora e convide sua equipe antes do fim do dia.