Sistema para empresa de promoção imobiliária
Empresas de promoção imobiliária que compram terrenos, desenvolvem-nos e vendem as respetivas unidades.
A viagem completa do projeto, da oportunidade e do estudo à aquisição, desenvolvimento, comercialização, venda e escritura — com decisões de investimento documentadas.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada projeto potencial entra como cartão em «Oportunidade», com os dados do terreno ou imóvel, a localização e o preço inicial. Segue para «Estudo», onde se elabora a viabilidade financeira e regulamentar, anexada ao cartão. Se a direção aprovar o investimento, o cartão passa para «Aquisição», para os procedimentos de compra e escritura; depois «Desenvolvimento», ao longo das fases de conceção, licenciamento e execução com o empreiteiro; depois «Comercialização», com o lançamento das campanhas e a receção de reservas; e por fim «Venda e escritura», onde os contratos e as transferências de titularidade são documentados até o projeto fechar com todas as suas unidades.
O fórum é a sala de decisões de investimento: cada grande oportunidade é nele apresentada com o seu estudo, custo e retorno esperado, e a decisão de avançar ou declinar é documentada com os seus motivos — referência ao rever o desempenho da carteira anos depois. Os Recebíveis gerem os pagamentos dos compradores: as prestações de cada unidade reservada, o que foi pago e o que falta, e os pagamentos devidos ao empreiteiro por fases de execução. O chat é para a coordenação diária entre desenvolvimento, vendas e finanças; os anúncios, para as grandes decisões da direção, como o lançamento de um novo projeto ou a aprovação de preços de venda.
O diretor de desenvolvimento conduz o cartão de «Estudo» ao fim de «Desenvolvimento» e coordena-se com o consultor e o empreiteiro; a equipa de vendas assume em «Comercialização» e gere reservas e contratos, lançando cada pagamento de comprador nos Recebíveis; e as finanças reveem a viabilidade no início e confrontam as cobranças com as fases de pagamento ao empreiteiro no fim. A cada passagem entre colunas, os documentos da fase são anexados ao cartão — o dossiê do projeto fica completo num único lugar.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Diretor de desenvolvimento
Conduz o projeto do estudo ao fim da execução: coordena consultores e empreiteiros, move o cartão por «Aquisição» e «Desenvolvimento» e entrega relatórios de progresso à direção.
Diretor de vendas
Assume o projeto em «Comercialização»: aprova o plano de preços, gere reservas e contratos em «Venda e escritura» e acompanha a venda completa das unidades.
Finanças
Reveem a viabilidade na fase de «Estudo», lançam nos Recebíveis os pagamentos dos compradores e os valores devidos ao empreiteiro, e confrontam as escrituras com a liquidação total.
Coordenador de projetos
Acompanha as licenças do projeto e os seus documentos, anexando-os ao cartão, e coordena as datas de escritura com o notário e os compradores.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Fórum — Discussões documentadas em secções organizadas — decisões e conhecimento que nunca se perdem
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Secções do fórum (4)
- Decisões de investimentoApresentação das grandes oportunidades com os seus estudos, custos e retornos esperados, e documentação da decisão da direção de avançar ou declinar, com os motivos.
- Estudos de viabilidade e terrenosOs estudos de mercado e regulamentares das oportunidades em análise — preços por bairro, níveis de procura e restrições de licenciamento.
- Acompanhamento de empreiteiros e consultoresAvaliação do desempenho de empreiteiros e consultores nos projetos em curso, e discussão das ordens de alteração antes da sua aprovação.
- Estratégia de comercialização e vendaPlanos de lançamento dos projetos, políticas de preço e ofertas — o que for aprovado fica documentado para a equipa de vendas executar.
«Regras de trabalho neste sistema» — Fixado no fórum
1. Nenhuma oportunidade é estudada de viva-voz: cada oportunidade é um cartão em «Oportunidade» com os seus dados iniciais no dia em que é apresentada. 2. Nenhuma passagem para «Aquisição» sem estudo anexado ao cartão e decisão documentada na secção «Decisões de investimento». 3. Os documentos de cada fase são anexados ao cartão do projeto antes de este passar para a coluna seguinte. 4. Nenhum pagamento de comprador é recebido sem ser lançado nos Recebíveis no próprio dia. 5. As ordens de alteração com o empreiteiro são discutidas no fórum e aprovadas antes da execução. 6. O relatório de progresso de cada projeto em «Desenvolvimento» é atualizado no respetivo cartão semanalmente.
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema de promoção»
A partir de hoje, cada projeto — da oportunidade de um terreno à última escritura — é gerido num cartão neste quadro; cada decisão de investimento é documentada no fórum antes da execução; e os pagamentos de compradores e empreiteiros ficam nos Recebíveis. Primeiro passo: registem as oportunidades apresentadas e os projetos em curso nas colunas corretas. Os anúncios oficiais, como lançamentos de projetos e aprovação de preços, chegam-vos aqui.
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