Sistema para cartório e escritório de notariado
Cartórios e escritórios de notariado com atos diários de contratos, procurações e transferências de titularidade.
O ato notarial do agendamento ao arquivo, com verificação disciplinada e taxas diárias registadas à medida que ocorrem.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada ato é um cartão que começa em «Agendamento», com os dados dos intervenientes, o tipo de ato — contrato, procuração ou transferência de titularidade — a data de comparecimento e os documentos a trazer. Segue para «Verificação» à chegada, para confirmar identidades, capacidade jurídica e completude dos documentos. Em «Redação», o escrevente redige o texto do contrato ou da procuração conforme a vontade das partes e as disposições legais, apresentando-o aos intervenientes. Depois «Autenticação», onde o notário principal realiza o reconhecimento e a assinatura e emite o documento; e por fim «Entrega e arquivo», com a entrega das cópias aos intervenientes e o arquivo do registo com número de referência.
O chat coordena o dia de trabalho: confirmar um agendamento com um cliente, avisar um escrevente da chegada atrasada de uma parte, ou pedir um documento em falta antes do ato — para que ninguém compareça em vão. Os anúncios publicam para os clientes os horários de funcionamento e os avisos oficiais — como novas instruções do Ministério da Justiça sobre procedimentos notariais ou requisitos de transferência eletrónica de titularidade — para que o cliente compareça com os documentos completos à primeira visita.
Os Recebíveis registam diariamente as taxas de cada ato e separam as taxas oficiais dos honorários do escritório — o notário principal conhece com rigor a receita do dia e do mês, sem contagem manual. Os escreventes movem os cartões entre colunas com cada cliente, e o notário revê a lista de «Autenticação» antes de cada sessão e não apõe o seu selo a nenhum ato sem a verificação e a redação completas no respetivo cartão — o seu selo é uma responsabilidade legal que não se entrega à improvisação do momento.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Notário principal
Realiza o reconhecimento e a autenticação na coluna «Autenticação», aprova redações de contratos fora do habitual e revê o registo do dia antes do seu fecho.
Escreventes
Verificam identidades e documentos em «Verificação», redigem contratos e procurações e movem os cartões entre colunas com cada ato.
Coordenador de agendamentos
Gere a agenda de «Agendamento», confirma a comparência dos clientes e informa-os dos documentos exigidos, e trata da entrega e do arquivo após a autenticação.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema de notariado»
A partir de hoje, cada ato é um cartão que avança do agendamento à entrega e ao arquivo, e todas as taxas são registadas nos Recebíveis no próprio dia. Comecem por registar os agendamentos desta semana como cartões na agenda, e publiquem nos anúncios os requisitos documentais de cada tipo de ato para os clientes os consultarem antes de comparecer.
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