Sistema para empresa de controlo de pragas
Empresas de controlo de pragas com contratos de visitas periódicas e ocorrências de infestação urgentes.
Contratos de desinfestação com visitas agendadas, tratamentos documentados e acompanhamento que garante o resultado e a renovação do contrato.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada contrato de cliente é um cartão que começa em «Contrato», documentando os dados do cliente, o tipo de pragas-alvo, o número de visitas acordado e a duração do contrato. Passa para «Visita», onde se executam as visitas periódicas agendadas e se anota o que foi pulverizado ou instalado em armadilhas; perante qualquer ocorrência urgente de infestação, cria-se um cartão em «Tratamento», em que o técnico documenta o tipo de praga, os pesticidas utilizados, as suas licenças e as concentrações. Após o tratamento vem «Acompanhamento», com uma visita de verificação para confirmar a eliminação da infestação ou decidir um tratamento adicional; depois «Relatório», com um demonstrativo técnico para o cliente que inclui o que foi feito e recomendações de prevenção; e por fim «Renovação», antes do fim do contrato, com a proposta de renovação e o registo do resultado.
O Chat coordena as visitas e as ocorrências urgentes: um alerta de baratas num restaurante não pode esperar pelo horário, ou a coordenação da entrada num local sensível a hora marcada. Os Anúncios são a voz da direção para a equipa: circulares obrigatórias de segurança no manuseamento e armazenamento de pesticidas, aviso de novos produtos aprovados ou proibidos, e lembrete dos contratos próximos do fim. Os Recebíveis registam com privacidade os valores dos contratos e os seus pagamentos, os custos de pesticidas e equipamentos e os valores devidos aos técnicos.
A ocorrência do cliente chega ao supervisor técnico, que define o tipo de tratamento e o pesticida adequado e orienta o técnico via Chat; o técnico documenta no cartão tudo o que utilizou — documentação que é uma exigência regulamentar; depois a visita de «Acompanhamento» decide fechar a ocorrência ou repetir o tratamento; e o relatório do cliente constrói-se diretamente a partir destes registos.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Supervisor técnico
Aprova os planos de tratamento e os tipos e concentrações de pesticidas, orienta os técnicos para as ocorrências urgentes e revê os relatórios de acompanhamento antes de fechar qualquer caso.
Técnicos de desinfestação
Executam as visitas periódicas e os tratamentos urgentes, documentando no cartão os pesticidas utilizados, as quantidades e os locais de aplicação.
Coordenador de agendamento
Gere o calendário de visitas periódicas de cada contrato, recebe as ocorrências dos clientes e encaminha-as ao supervisor técnico, e acompanha as datas de «Acompanhamento» até ao fecho.
Responsável de contratos e renovação
Acompanha as datas de fim dos contratos na coluna «Renovação», prepara as propostas de renovação e regista os valores dos contratos e os pagamentos nos Recebíveis.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema de controlo de pragas»
A partir de hoje, os nossos contratos, visitas e ocorrências são geridos a partir deste quadro: cada contrato é um cartão que se move das visitas agendadas aos tratamentos e ao acompanhamento, até ao relatório e à renovação. A documentação dos pesticidas utilizados em cada visita é obrigatória, e nenhuma ocorrência se fecha sem uma visita de acompanhamento. Comecem por registar os contratos em vigor e agendar as visitas do mês; as circulares de segurança e os avisos oficiais chegar-vos-ão pelos Anúncios aqui.
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