Sistema para agência de relações públicas e media
Agências de relações públicas e media que gerem a reputação mediática dos seus clientes com contratos mensais.
Um plano mediático vivo para cada cliente, da monitorização ao relatório mensal, com sala de crise documentada e coberturas comprovadas com ligações.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada cliente tem um plano mediático a decorrer no quadro: os cartões começam em «Monitorização», acompanhando as notícias do setor, o que se publica sobre o cliente e os seus concorrentes e as oportunidades jornalísticas disponíveis. As histórias aproveitáveis passam para «Redação», onde os redatores escrevem comunicados de imprensa, artigos e conteúdos. Após a aprovação do gestor de conta e do cliente, o cartão segue para «Distribuição», para envio aos jornalistas e plataformas; depois «Cobertura», para documentar o que foi efetivamente publicado, com ligações e capturas; e por fim o resultado do mês reúne-se no «Relatório mensal», que mede alcance e impacto e é apresentado ao cliente.
O fórum é a sala de gestão de crises: qualquer notícia negativa sobre um cliente abre de imediato um tópico que documenta a situação, a resposta aprovada, quem fala em nome do cliente, o que foi dito e o que resultou — não se improvisa no chat sob pressão, e a lição fica guardada para a próxima crise. O chat fica para a coordenação rápida: um jornalista a pedir resposta já, ou uma alteração urgente a um comunicado minutos antes do envio.
Os anúncios transmitem à equipa o que interessa a todos os clientes: a mudança de políticas de uma grande plataforma mediática, uma época nacional próxima que exige preparar conteúdo com antecedência, ou uma circular oficial sobre a política de publicação nas contas. Os Recebíveis registam os contratos mensais dos clientes, as renovações e as despesas de publicação paga — o gestor de conta conhece o valor de cada contrato e compara-o com o que entrega mensalmente no relatório. A renovação constrói-se sobre impacto documentado, não sobre impressões.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Gestor de conta
É dono da relação com o cliente, aprova comunicados e conteúdos antes da publicação, lidera os tópicos de crise no fórum e apresenta o relatório mensal, conduzindo a renovação.
Redatores
Redigem comunicados de imprensa, artigos e conteúdos em «Redação», e transformam as oportunidades jornalísticas detetadas em «Monitorização» em histórias publicáveis.
Coordenadores de distribuição
Gerem as listas de jornalistas e plataformas, enviam os materiais em «Distribuição» e documentam as coberturas com ligações e capturas em «Cobertura» logo que aparecem.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Fórum — Discussões documentadas em secções organizadas — decisões e conhecimento que nunca se perdem
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Secções do fórum (4)
- Gestão de crisesUm tópico imediato para cada crise, documentando a situação, a resposta aprovada, o porta-voz oficial e o resultado — um registo a que se volta.
- Ângulos e histórias jornalísticasIdeias de histórias publicáveis para cada cliente, com o momento certo e o jornalista mais indicado.
- Base de contactos de mediaNotas da equipa sobre jornalistas e plataformas, as suas preferências e a sua recetividade — atualizada após cada envio.
- Relatórios e resultados anterioresOs principais resultados e lições dos relatórios mensais anteriores — a base dos próximos planos.
«Regras de trabalho neste sistema» — Fixado no fórum
1. Nenhum material é publicado fora do sistema: cada comunicado ou conteúdo é um cartão que passa pela redação e pela aprovação antes da distribuição. 2. As crises abrem tópicos imediatos na secção «Gestão de crises» — é proibido geri-las no chat. 3. Cada cobertura é documentada com ligação e captura em «Cobertura» no dia em que aparece. 4. Aos jornalistas só se envia o que foi aprovado pelo gestor de conta e pelo cliente no cartão. 5. Os contratos mensais e as despesas de publicação são registados nos Recebíveis à medida que ocorrem.
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema de relações públicas»
A partir de hoje, os planos dos nossos clientes decorrem no quadro, da monitorização ao relatório mensal, e cada crise é gerida num tópico documentado no fórum — nunca no chat. Comecem por monitorizar hoje as notícias dos vossos clientes e concorrentes; quem tiver dúvidas sobre o método de trabalho encontra-o no tópico «Regras de trabalho» fixado no fórum.
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