Sistema para Escola Particular
Escola particular com séries, turmas e pais que precisam de acompanhamento e comunicação organizada ao longo do ano.
O ano letivo completo, da matrícula aos resultados, com fórum para professores e conteúdo e circulares oficiais para os pais.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
O ano letivo começa com cartões de “Matrícula” para cada aluno novo ou rematriculado, em que a secretaria registra os dados e as mensalidades definidas; depois os cartões seguem para “Turmas”, onde os alunos são distribuídos e as listas aprovadas pelos coordenadores de segmento. Durante o ano, trabalham os cartões de “Acompanhamento”: observações de comportamento, faltas recorrentes, queda de notas — cada caso é um cartão aberto pelo professor e acompanhado pelo coordenador de segmento até a solução. O que exige comunicação oficial com a família segue para “Pais e responsáveis”, onde reuniões e compromissos são documentados; após as provas, os resultados são consolidados em “Resultados” e revisados antes da publicação; e o ano termina na coluna “Novo ano”, para rematrículas e estatísticas.
O Fórum é a memória profissional da escola: uma seção para o conteúdo, onde se discutem planos de aula e atividades, e uma seção para assuntos pedagógicos, onde se documentam as decisões dos conselhos de segmento — o que se acorda ali não se perde como se perdem as decisões no Chat. O Chat fica para a coordenação diária: cobrir a aula de um professor ausente ou organizar a formação. Os Anúncios são o canal oficial das circulares dirigidas aos pais: datas de provas, feriados e políticas da escola.
O módulo Contas a Pagar e Receber administra as mensalidades com privacidade por aluno: parcela paga, saldo e bolsas concedidas, visíveis apenas ao diretor e à contabilidade. Os dois conhecem os indicadores de recebimento por segmento sem que os professores vejam os números das famílias.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Diretor da Escola
Aprova a distribuição das turmas e os resultados finais, documenta as decisões administrativas importantes no Fórum e revisa os indicadores de recebimento de mensalidades em Contas a Pagar e Receber.
Coordenadores de Segmento
Acompanham os cartões de “Acompanhamento” e “Pais e responsáveis” de seus segmentos, resolvem os problemas comportamentais e pedagógicos e encaminham ao diretor o que exige decisão.
Professores
Abrem cartões de acompanhamento para os casos de alunos, compartilham planos de aula e atividades no fórum de conteúdo e lançam as notas nos prazos.
Secretaria Escolar
Administra os cartões de matrícula e as listas de turmas, coordena e documenta as reuniões com os pais e publica as circulares oficiais nos Anúncios.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Fórum — Discussões documentadas em secções organizadas — decisões e conhecimento que nunca se perdem
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Secções do fórum (4)
- Conteúdo e planos de aulaPlanos de aula, atividades e bancos de questões de cada matéria e segmento — referência permanente para os professores, em vez de arquivos dispersos.
- Decisões dos segmentosDocumentação das decisões dos conselhos de segmento: políticas de disciplina, prazos de lançamento de notas e critérios de avaliação — o que se acorda aqui é vinculante e documentado.
- Casos compartilhados de alunosDiscussão profissional sobre um caso que exige a colaboração de mais de um professor, citando o código do aluno, sem detalhes pessoais excessivos.
- Melhoria do trabalho escolarSugestões dos professores para melhorar procedimentos, atividades e eventos escolares.
«Regras de trabalho neste sistema» — Fixado no fórum
1) Todo caso de aluno tem um cartão aberto em “Acompanhamento” no dia em que é observado — nenhum caso é gerenciado verbalmente. 2) As decisões dos segmentos e as políticas de avaliação são documentadas na seção “Decisões dos segmentos” do Fórum; o Chat é apenas para coordenação diária. 3) As circulares dirigidas aos pais são publicadas nos Anúncios somente pela secretaria, e nenhum professor se comunica com um responsável fora do registro do coordenador. 4) As notas são lançadas nos prazos anunciados, e os resultados não são aprovados antes da revisão do coordenador de segmento. 5) Dados e mensalidades das famílias são linha vermelha: não se discutem no Chat e só os vê quem tem permissão em Contas a Pagar e Receber. 6) Nos cartões de “Pais e responsáveis”, reuniões e compromissos são documentados no dia em que acontecem.
Anúncio de boas-vindas: «Boas-vindas ao sistema da escola»
A partir de hoje, o ano letivo é gerenciado daqui: matrícula de alunos, distribuição de turmas, acompanhamento de casos, comunicação com os pais e resultados — tudo em cartões, em colunas claras. O Fórum é para documentar conteúdo e decisões dos segmentos, o Chat para a coordenação diária rápida, os Anúncios para as circulares oficiais e as mensalidades ficam em Contas a Pagar e Receber, com privacidade por aluno. Comecem registrando os alunos do novo ano e lendo o tópico de regras de trabalho fixado no Fórum.
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