Sistema para Resort e Casas de Temporada
Proprietário de casas de temporada e um pequeno resort, com reservas de fim de semana e equipes de serviço e manutenção em campo.
Cada unidade é um cartão que vive seu ciclo: pronta, reservada, ocupada, limpeza, manutenção e avaliação.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada unidade é um cartão que atravessa um ciclo completo pelas colunas: em “Pronta”, está disponível para reserva após a preparação completa; vai para “Reservada” assim que se confirma uma reserva, com os dados do hóspede, datas de chegada e saída e o sinal; depois “Ocupada” durante toda a estadia, com os pedidos eventuais do hóspede registrados nela. Após a saída, segue para “Limpeza”, com um checklist fixo que não se pula; se surgir defeito ou dano, passa para “Manutenção” até o reparo — e não volta a “Pronta” antes da conclusão e da aprovação do supervisor. As observações dos hóspedes são documentadas em “Avaliação”, para tratar o que se repete.
O Chat conecta o supervisor e as equipes de campo: o hóspede chegou mais cedo e a unidade ainda está em limpeza — reordenam-se as prioridades; defeito no ar-condicionado durante a estadia pede técnico imediato; pedido do hóspede por itens extras que entram em sua fatura. O estado de cada unidade é atualizado no cartão em tempo real, para que todos saibam o que está de fato disponível para reserva e se evite qualquer reserva dupla.
O módulo Contas a Pagar e Receber registra os pagamentos das reservas, os sinais reembolsáveis e suas condições de devolução, os custos de limpeza e manutenção de cada unidade separadamente e as compras de insumos. O resultado líquido de cada unidade aparece isolado antes do fechamento da temporada, e o proprietário sabe qual unidade consome seus lucros com defeitos.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Supervisor das Unidades
Supervisiona o ciclo de cada unidade de “Pronta” a “Avaliação”, aprova o retorno de qualquer unidade a “Pronta” após limpeza ou manutenção e revisa as avaliações semanalmente.
Responsável pelas Reservas
Administra “Reservada”: confirma reservas e pagamentos, coordena horários de chegada e saída com os hóspedes e impede qualquer sobreposição de datas entre reservas.
Equipe de Serviço e Limpeza
Executa a “Limpeza” com o checklist fixo após cada saída, atende aos pedidos dos hóspedes durante “Ocupada” e informa imediatamente qualquer dano ou falta.
Técnico de Manutenção
Recebe os cartões de “Manutenção”, executa os reparos e os documenta no cartão e escala ao supervisor o que exigir prestador externo antes que se agrave.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
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