Sistema de gestão de aparthotéis (apartamentos com serviços)
Operadores de apartamentos com serviços, com estadias de curta e média duração.
Prontidão das unidades, reservas, estadia dos hóspedes, limpeza e manutenção num ciclo diário de operação rigoroso.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada apartamento é um cartão que reflete o seu estado momentâneo: «Pronta» quando está limpa, inspecionada e à espera de hóspede; «Reservada» logo que se confirma uma reserva sobre ela; e «Ocupada» ao longo da estadia do hóspede, com os seus pedidos e observações registados no cartão. À saída, passa para «Limpeza», onde a equipa de andares a recebe e a repõe por completo; se surgir uma avaria, passa para «Manutenção» até à reparação; e depois «Verificação», onde o supervisor de operações inspeciona a unidade — limpeza, inventário e segurança — antes de a devolver a «Pronta» para nova reserva.
O chat é a sala de operações: uma avaria reportada por um hóspede, um pedido de prolongamento de estadia, um alerta de limpeza atrasada — coordenação imediata entre receção, equipa de andares e manutenção. Os Recebíveis lançam a receita de cada estadia, as taxas de serviços adicionais e as despesas de operação em consumíveis e lavandaria — aparece o rendimento de cada unidade e o seu custo operacional, o número sobre o qual o operador constrói as decisões de preço.
A receção gere os cartões de «Reservada» e «Ocupada»: confirma reservas, regista entradas e saídas e cobra as taxas; a equipa de andares recebe o cartão de «Limpeza» e fecha-o após completar o preparo com a lista de verificação; e o técnico de manutenção trata dos cartões de «Manutenção» e documenta a reparação. O supervisor de operações aprova cada unidade em «Verificação» e não permite o seu regresso às reservas sem passar na inspeção — nenhum apartamento incompleto chega a um hóspede, nunca.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Supervisor de operações
Inspeciona cada unidade em «Verificação» antes de a devolver a pronta, vigia todo o quadro para garantir a rapidez do ciclo e aprova as compensações aos hóspedes em caso de avarias.
Receção
Gere as reservas e os registos de entrada e saída em «Reservada» e «Ocupada», recebe os pedidos dos hóspedes e encaminha-os aos responsáveis, e lança as taxas nos Recebíveis.
Equipa de andares
Recebe os cartões de «Limpeza» e executa o preparo completo com uma lista de verificação uniforme — limpeza, desinfeção e inventário — fechando o cartão quando concluído.
Técnico de manutenção
Trata os cartões de «Manutenção», das pequenas avarias às periódicas, documenta no cartão o que reparou e alerta o supervisor para avarias recorrentes numa mesma unidade.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
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