Sistema de contratação de serviços
Equipas que compram serviços, não materiais: manutenção, limpeza, consultoria e trabalhos de empreitada para a empresa.
A compra de serviços do pedido à faturação: propostas comparadas, contrato claro, aceitação inspecionada e avaliação documentada.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada necessidade de um serviço — manutenção periódica, limpeza, consultoria, empreitada — entra como cartão na coluna «Pedido», onde o departamento requisitante descreve o âmbito do trabalho pretendido, o local de execução e a duração prevista. O comprador de serviços move-o para «Propostas», para reunir propostas de prestadores com uma comparação que não pára no preço: inclui experiência, equipas e prazo de execução. Depois da escolha, o cartão passa para «Contrato», onde se redige o âmbito do trabalho, os níveis de serviço e as condições de pagamento e se assina; depois «Execução», durante todo o período de prestação, com acompanhamento periódico documentado no cartão. Concluído o trabalho, passa para «Aceitação», onde o departamento beneficiário inspeciona o resultado e assina o auto de aceitação; depois «Avaliação», para documentar o desempenho do prestador; e por fim «Faturação», para pagar os valores devidos.
O Chat coordena a execução diária: a hora de chegada da equipa de manutenção, uma pergunta do prestador sobre a preparação do local, ou um aviso do departamento beneficiário sobre uma falha de desempenho durante a execução. As observações com impacto na aceitação ou no pagamento documentam-se no cartão, não na conversa.
Os Recebíveis gerem o dinheiro dos serviços: os adiantamentos à assinatura, os pagamentos ligados a fases da execução e o valor final retido até à aceitação — tudo registado em nome do prestador e reconciliado com os autos de aceitação antes do pagamento. Não há pagamento final sem o cartão do serviço em «Aceitação», assinado pelo departamento beneficiário.
Os compradores de serviços são donos do cartão de «Pedido» a «Contrato»; o departamento beneficiário acompanha a «Execução», documenta as observações e assina a «Aceitação» após inspeção real, não por confiança. A avaliação na coluna «Avaliação» constrói o histórico dos prestadores: quem é convidado para a próxima proposta e quem é excluído; e as Finanças só pagam em «Faturação» com a documentação completa.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Compradores de serviços
Gerem o cartão de «Pedido» a «Contrato»: reúnem e comparam as propostas e redigem o âmbito do trabalho e os níveis de serviço.
Representante do departamento beneficiário
Define o âmbito da necessidade em «Pedido», acompanha a «Execução» e documenta as observações, e assina o auto de «Aceitação» após a inspeção.
Gestor de contratos
Revê a redação dos contratos na coluna «Contrato» e garante a clareza dos níveis de serviço, das condições de pagamento e das penalizações.
Finanças
Pagam as prestações em «Faturação» após reconciliação com os autos de aceitação e registam cada pagamento nos Recebíveis em nome do prestador.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
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