Sistema para empresa de transporte de colaboradores
Operadores de transporte de colaboradores e estudantes para empresas e escolas, com contratos mensais e rotas fixas.
Do contrato com a entidade às rotas, horários diários, ocorrências, faturação mensal e avaliação sazonal.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
Cada entidade contratada é gerida num cartão que começa em «Contrato» com as cláusulas do acordo, o número de beneficiários, os locais e o período de serviço. Passa para «Rota», onde o coordenador de entidades desenha os percursos, as paragens e os horários; depois para «Agendamento», com a distribuição de motoristas e veículos pelas viagens diárias — onde o cartão permanece enquanto o contrato estiver em vigor.
Qualquer pedido da entidade — adicionar um colaborador, mudar o horário de trabalho, cancelar uma viagem — move o cartão para «Ocorrência/alteração» até o coordenador o tratar e atualizar a rota ou o horário, voltando depois a «Agendamento». No fim de cada mês, o cartão passa para «Faturação» para emitir a fatura da entidade, e depois para «Avaliação» para registar a satisfação e as observações da entidade, em preparação para a renovação ou o ajuste das cláusulas.
O Chat é o canal operacional diário com os motoristas: atraso por trânsito, avaria que exige veículo de substituição, pedido urgente de um beneficiário. Os Anúncios ligam a direção a todos: atualizações de horários em épocas de exames e férias, circulares de segurança e pontualidade, e avisos de manutenção agendada dos veículos. Os Recebíveis gerem a faturação mensal de cada entidade e os seus pagamentos, os salários e subsídios dos motoristas e as despesas de combustível por rota — assim a rentabilidade de cada contrato fica clara.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Supervisor de operações
Supervisiona a regularidade das viagens diárias, trata das ocorrências escaladas e revê a «Avaliação» das entidades, decidindo melhorias.
Coordenador de entidades
Recebe os pedidos e ocorrências das entidades em «Ocorrência/alteração», atualiza rotas, horários e contratos e prepara os dados de faturação.
Motoristas
Cumprem as viagens nos horários, reportam de imediato qualquer atraso ou avaria via Chat e respeitam as circulares dos Anúncios.
Contabilista
Emite as faturas mensais de cada entidade em «Faturação» e acompanha cobranças, salários e despesas nos Recebíveis.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Chat — O canal rápido de coordenação diária da equipa
- Anúncios — A voz oficial da direção — circulares e avisos que chegam a todos
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Anúncio de boas-vindas: «Bem-vindos ao sistema de transporte de colaboradores»
A partir de hoje, cada entidade contratada é gerida num cartão que passa de «Contrato» para «Rota» e «Agendamento»; nenhum pedido ou alteração da entidade é aprovado fora do seu cartão em «Ocorrência/alteração», e a faturação mensal é emitida pelo sistema, não por livros paralelos. Comecem por registar os contratos em vigor e as suas rotas atuais, e os motoristas devem consultar os Anúncios diariamente para qualquer atualização dos horários.
Sistemas semelhantes a este
Pronto? Seu primeiro projeto está a dois minutos
Crie seu espaço gratuito agora e convide sua equipe antes do fim do dia.