Sistema de auditoria a fornecedores

O ciclo começa com cartões na coluna «Plano», que definem os fornecedores abrangidos pela auditoria do ano, os critérios de avaliação e a data de cada visita. Na data marcada, o cartão passa para «Visita»: os auditores visitam as instalações do fornecedor e preenchem a lista de verificação — qualidade, segurança, conformidade regulamentar e capacidade financeira — e carregam as provas e fotografias como anexos. Cada desvio detetado regista-se em «Constatações», classificado por gravidade; depois o cartão passa para «Ações», onde se pede ao fornecedor um plano corretivo com prazos definidos e se acompanha a sua execução. Decorrido o prazo, o cartão passa para «Avaliação», para apurar o resultado final, e por fim «Decisão de continuidade»: continuidade sem reservas, continuidade condicionada ou cessação da relação.

O Fórum é a memória institucional da auditoria: os resultados de cada visita publicam-se no tópico do fornecedor, as ações corretivas acompanham-se abertamente entre a Qualidade e as Compras, e as decisões de continuidade e cessação documentam-se com as suas justificações. Quando alguém perguntar, daqui a um ano, por que deixámos de trabalhar com um fornecedor, encontra o registo completo, não memórias dispersas.

O fluxo de informação é rigoroso: os auditores de fornecedores executam as visitas e sobem as constatações, a Qualidade valida a classificação de gravidade e acompanha as ações corretivas, e as Compras acompanham os resultados, porque uma decisão de cessação significa procurar alternativa antes que seja tarde. Nenhuma decisão de continuidade ou cessação se toma numa reunião informal — cada decisão baseia-se num cartão com todas as fases completas e documenta-se no Fórum.