Sistema de Planejamento de Força de Trabalho
Equipe que planeja anualmente as necessidades de pessoal e seus custos e acompanha a execução do plano trimestre a trimestre.
Plano anual de força de trabalho que sai das necessidades das áreas para um orçamento aprovado e contratações acompanhadas — com revisão trimestral.
Sem cartão de crédito — o seu projeto fica pronto com o sistema completo num minuto
É assim o quadro do sistema que vai receber: colunas de fluxo de trabalho e cartões iniciais que mostram os primeiros passos
Como decorre o trabalho neste sistema?
O plano anual começa com um cartão por necessidade na coluna “Necessidade”, enviado pelos gestores de área: cargo, quantidade, justificativa e prazo desejado. Os cartões avançam para “Prioridade”, onde são ordenados por impacto no negócio e separados entre urgentes e adiáveis; depois, para “Orçamento”, onde o custo total de cada vaga — salário, adicionais e encargos — é calculado e comparado ao teto disponível. Após o estudo financeiro, os cartões seguem para “Aprovação”, para a decisão final da diretoria; depois “Contratação”, onde as vagas aprovadas viram requisições reais de recrutamento, acompanhadas até o início do trabalho; e o plano inteiro é revisto em “Revisão Trimestral”, a cada três meses, para ajustar a rota conforme a realidade da execução.
O fórum é o espaço de negociação documentada entre o planejamento e as áreas: cada gestor apresenta sua necessidade com justificativas em um tópico, e prioridades e alternativas — adiar, redistribuir, terceirizar — são discutidas com total transparência, em vez de reuniões cujas decisões se perdem. O módulo Valores Devidos registra com privacidade os custos aprovados e reais de cada vaga, para que o gerente de planejamento e o financeiro vejam o desvio do custo real em relação ao planejado assim que ele ocorre.
O trabalho flui dos gestores de área, que apresentam e justificam necessidades no fórum, ao gerente de planejamento, que ordena prioridades e calcula custos com o financeiro, à diretoria, para aprovação; depois, cada vaga aprovada vira uma requisição de recrutamento entregue à equipe de recrutamento, e os resultados reais das contratações voltam para ser comparados ao plano na revisão trimestral.
Quem faz o quê?
Os papéis operacionais deste sistema e a responsabilidade de cada um no trabalho diário — atribua-os à sua equipa tal como estão ou adapte-os à vossa realidade.
Gerente de Planejamento de Força de Trabalho
Lidera o ciclo do plano anual, ordena as prioridades na coluna “Prioridade”, conduz as discussões do fórum e lidera a revisão trimestral.
Gestor da Área Solicitante
Sobe as necessidades de sua área como cartões justificados em “Necessidade” e defende suas prioridades no fórum com números e justificativas operacionais.
Analista de Orçamento do Financeiro
Calcula o custo total de cada vaga em “Orçamento”, registra o aprovado e o real no módulo Valores Devidos e identifica os desvios imediatamente.
Coordenador de Recrutamento
Recebe as vagas aprovadas da coluna “Contratação” e as transforma em requisições de recrutamento, atualizando o status de preenchimento de cada vaga no cartão.
O que é preparado para si desde o primeiro dia?
Unidades do sistema
- Tarefas — Um quadro kanban com colunas de fluxo de trabalho e cartões de execução
- Fórum — Discussões documentadas em secções organizadas — decisões e conhecimento que nunca se perdem
- Recebíveis — O dinheiro interno com privacidade rigorosa — recebíveis, adiantamentos e despesas
Secções do fórum (4)
- Necessidades das Áreas e Suas JustificativasCada gestor apresenta sua necessidade em um tópico, com números e justificativas, e as alternativas são discutidas antes de subi-la para aprovação.
- Decisões de Aprovação e AdiamentoRegistro do que foi aprovado e do que foi adiado entre as vagas, com os motivos da decisão — referência permanente que impede reabrir processos encerrados.
- Indicadores do Mercado de Trabalho e SaláriosNovidades de salários de mercado e disponibilidade de talentos que afetam o plano — compartilhadas pela equipe com suas fontes.
- Discussões GeraisTemas de planejamento de força de trabalho que não se encaixam nas seções acima.
«Regras de trabalho neste sistema» — Fixado no fórum
1. Nenhuma vaga fora do plano: toda necessidade é registrada como cartão em “Necessidade” com suas justificativas, e nenhum recrutamento é aberto para vaga não aprovada em “Aprovação”. 2. As justificativas das necessidades e a discussão de prioridades são documentadas na seção “Necessidades das Áreas” do fórum, não em reuniões verbais. 3. As decisões de aprovação e adiamento são registradas na seção “Decisões de Aprovação e Adiamento”, com seus motivos, no dia em que saem. 4. O custo de cada vaga aprovada é registrado no módulo Valores Devidos na aprovação e atualizado com o valor real na contratação. 5. A revisão trimestral é um compromisso fixo, que não se adia, e os cartões são atualizados com sua situação real uma semana antes dela.
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