Система бухгалтерско-аудиторской фирмы
Бухгалтерские фирмы, обслуживающие десятки клиентов по налогам, финансовой отчётности и расчёту заработной платы.
Организованные ежемесячные циклы закрытия по каждому клиенту — от получения данных до подачи, с напоминаниями о налоговых сроках и учётом гонораров.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Работа фирмы строится повторяющимися месячными циклами: у каждого клиента есть карточка цикла, которая начинается в «Получение данных», — ассистенты собирают проводки, счета-фактуры, расчётные ведомости и подтверждающие документы и прикрепляют их к карточке в полном объёме. Затем карточка переходит в «Подготовка» для разноски проводок и составления декларации или отчётности, после чего в «Проверка партнёра», где партнёр сверяет цифры и налоговые решения — и возвращает карточку в «Подготовка» с конкретными замечаниями, если находит ошибку. После утверждения карточка переходит в «Подача» для отправки на государственные порталы, а затем в «Закрытие цикла» — после подтверждения оплаты и архивирования документов.
Форум — профессиональный справочник фирмы: здесь обсуждают спорные учётные решения и внутренние разъяснения — как мы обработали конкретную статью для клиента и почему, — чтобы позиция фирмы оставалась единой и сохранялась между циклами и для новых сотрудников. Чат — только для быстрой координации: запросить у клиента недостающий документ, вопрос о проводке или договорённость о выездной встрече.
Объявления — напоминания клиентам о налоговых сроках: приближение дедлайна по декларации, новые требования налогового и таможенного ведомства и их влияние на обязательства клиентов. Взаиморасчёты фиксируют ежемесячные гонорары клиентов и начисления при закрытии каждого цикла — партнёр видит, кто оплатил и кто задержал, по каждому циклу без отдельных журналов, и цикл не закрывается в «Закрытие цикла», пока не урегулированы его начисления.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Проверяющий партнёр
Утверждает декларации и отчётность в «Проверка партнёра» до подачи и решает спорные учётные вопросы, фиксируя их на форуме.
Бухгалтеры
Готовят проводки, декларации и отчётность в колонке «Подготовка», отрабатывают замечания проверки и готовят карточки к подаче.
Ассистенты по сбору документов
Связываются с клиентами для получения данных и документов в начале каждого цикла и восполняют недостающее до перехода карточки в «Подготовка».
Координатор подачи
Отправляет декларации на государственные порталы в «Подача», доводит до клиентов уведомления и счета и обновляет карточки «Закрытие цикла» финальными вложениями.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Форум — Задокументированные обсуждения в упорядоченных разделах — решения и знания не теряются
- Объявления — Официальный голос руководства — распоряжения и оповещения, которые доходят до всех
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Разделы форума (4)
- Разъяснения и учётные решенияУтверждённые внутри фирмы решения по налоговому и учётному трактованию с обоснованием — единая позиция, которую не нужно выстраивать заново каждый цикл.
- Обновления законодательстваНовые требования налогового и таможенного ведомства и министерства торговли и их практическое влияние на досье наших клиентов.
- Типичные замечания проверкиПовторяющиеся ошибки подготовки и способы их избежать — учебный материал для новых бухгалтеров.
- Шаблоны и рабочие инструментыГрафики закрытия, формы деклараций и отчётности, утверждённые в фирме, в актуальных версиях.
«Правила работы в этой системе» — Закреплено на форуме
1) У каждого клиента — карточка месячного цикла, открываемая в первую неделю без отлагательств. 2) Досье не переходит в «Проверка партнёра», пока подтверждающие документы не прикреплены к карточке в полном объёме. 3) Профессиональные решения фиксируются в разделе «Разъяснения и учётные решения» — чат только для быстрой координации. 4) Напоминания о налоговых сроках публикуются в объявлениях заблаговременно. 5) Цикл не закрывается до урегулирования гонорара во Взаиморасчётах.
Приветственное объявление: «Добро пожаловать в систему циклов фирмы»
С сегодняшнего дня у каждого клиента есть карточка месячного цикла, которая движется от получения данных до закрытия цикла, а каждое профессиональное решение фиксируется на форуме как единая позиция фирмы. Первый шаг: зарегистрируйте текущих клиентов карточками цикла этого месяца и опубликуйте в объявлениях напоминание о ближайших налоговых сроках для наших клиентов.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.