Комплексная система юридической фирмы
Юридические фирмы от 3 до 20 человек, ведущие параллельные дела с клиентами и графиком судебных заседаний.
Полный цикл дела от приёма до исполнения — с фиксацией правовых позиций и конфиденциальным учётом гонораров.
Без банковской карты — ваш проект будет готов с полной системой за минуту
Так выглядит доска системы, которую вы получите: колонки рабочего процесса и стартовые карточки с первыми шагами
Как устроена работа в этой системе?
Каждое дело попадает в систему карточкой в колонку «Приём»: в ней фиксируются данные клиента, тип спора, первичные документы и дата первого действия. Затем карточка переходит в «Исследование и анализ», где юристы-аналитики собирают нормативные акты и судебные прецеденты и прикрепляют их к карточке. После завершения исследования карточка переходит в «Составление» — для подготовки исковых заявлений, меморандумов и договоров, — затем в «Ожидание заседания/ответа», где она отслеживается по дате ближайшего заседания или сроку ответа органа, и наконец в «Исполнение и закрытие» — после вынесения и исполнения решения либо закрытия дела соглашением и получения гонорара.
Чат — канал быстрой ежедневной координации между партнёрами и аналитиками: вопрос о норме права, организация участия в заседании, срочная передача документа. А вот утверждённые правовые позиции через чат не проходят — они фиксируются в разделе решений на форуме, чтобы оставаться опорной точкой при разногласиях. Объявления — официальный голос фирмы: распоряжения по команде, напоминания о предельных сроках ответов госорганам и официальные сообщения клиентам, например об изменениях законодательства, затрагивающих их дела.
Взаиморасчёты ведут внутренние финансы конфиденциально: гонорары по каждому делу и причитающиеся платежи клиентов, авансы и расходы по каждому сотруднику — доступны только тем, у кого есть права к этому модулю, — так партнёр видит финансовое состояние каждого дела без отдельных журналов. Партнёр еженедельно просматривает карточки «Ожидание заседания/ответа» и утверждает документы до подачи, а секретариат обновляет сроки на карточках сразу после назначения заседаний — ни одна дата и ни одна финансовая операция не проходит мимо системы.
Кто за что отвечает?
Операционные роли в этой системе и зона ответственности каждой в ежедневной работе — назначьте их команде как есть или адаптируйте под себя.
Ответственный партнёр
Утверждает финальные версии документов до подачи, еженедельно просматривает карточки «Ожидание заседания/ответа» и фиксирует важные правовые позиции на форуме.
Юристы-аналитики
Проводят исследование и анализ, готовят проекты процессуальных документов, перемещают карточки между колонками и прикрепляют документы к каждой карточке.
Секретариат
Регистрирует новые дела карточками в «Приём», отслеживает даты заседаний и обновляет сроки, публикует распоряжения руководства в объявлениях.
Что подготовлено для вас с первого дня?
Модули системы
- Задачи — Канбан-доска с колонками рабочего процесса и карточками исполнения
- Чат — Быстрый канал ежедневной координации команды
- Форум — Задокументированные обсуждения в упорядоченных разделах — решения и знания не теряются
- Объявления — Официальный голос руководства — распоряжения и оповещения, которые доходят до всех
- Выплаты — Внутренние деньги со строгой конфиденциальностью — выплаты, авансы и расходы
Разделы форума (4)
- Решения и правовые позицииФиксация утверждённых правовых позиций по делам — что решили и почему, — чтобы они не терялись в чате.
- Нормативные акты и прецедентыЗаконодательные акты и судебные прецеденты с источниками, собранные командой, — постоянный справочник аналитиков.
- Обсуждение делРазвёрнутое обсуждение конкретного дела, когда карточки задачи недостаточно, — номер дела указывается в заголовке темы.
- Развитие офисных процессовПредложения по улучшению процедур и шаблонов, используемых в фирме.
«Правила работы в этой системе» — Закреплено на форуме
1) Ни одного дела вне системы: каждое новое дело регистрируется карточкой в день поступления. 2) Карточка не переходит в следующую колонку, пока не завершена работа предыдущей. 3) Решения и правовые позиции фиксируются в разделе «Решения и правовые позиции» — чат только для быстрой координации. 4) Дата каждого заседания сразу вносится в срок на карточке дела. 5) Гонорары и расходы регистрируются во Взаиморасчётах по мере возникновения.
Приветственное объявление: «Добро пожаловать в систему фирмы»
С сегодняшнего дня это наш способ работы: каждое дело — карточка, которая движется по колонкам от приёма до закрытия, а каждое важное правовое решение фиксируется на форуме, а не в чате. Начните с регистрации текущих дел; кто хочет разобраться в порядке работы — найдёт его в закреплённой теме «Правила работы» на форуме.
Похожие системы
Готовы? До вашего первого проекта — две минуты
Создайте бесплатное рабочее пространство сейчас и пригласите команду до конца дня.